Politique de conservation des données
Cette politique décrit la durée de conservation des différentes catégories de données par Chargezen et les procédures de suppression sécurisée à l’expiration des délais.
Présentation de la politique
Chargezen s’engage à conserver les données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux finalités de leur collecte, tout en respectant les exigences juridiques, réglementaires et commerciales.
Cette Politique de conservation des données établit des durées uniformes pour toutes les catégories de données traitées par Chargezen, afin de garantir :
- Conformité juridique : respect des exigences du RGPD, du CCPA, du TCPA et des autres réglementations
- Besoins de l’entreprise : soutien aux opérations, aux analyses et au service client
- Minimisation des données : conservation des seules données nécessaires aux finalités déclarées
- Sécurité : réduction des risques en limitant les données stockées
Calendrier de conservation
Le tableau suivant détaille les durées de conservation de chaque catégorie de données que nous traitons.
Informations du compte
Durée du compte + 3 ansTypes de données
Nom, email, téléphone, nom de l’entreprise, identifiants de connexion
Justification
Obligations légales, résolution des litiges, aide à la réactivation
Méthode de suppression
Sur demande de suppression vérifiée ou automatiquement après la période de conservation
Registres de transactions
7 ans à compter de la transactionTypes de données
Historique des commandes, registres de paiement, factures, historique des abonnements
Justification
Conformité fiscale, audits financiers, exigences légales (IRS, lois des États)
Méthode de suppression
Suppression automatique après la période de conservation
Communications avec les clients
3 ans à compter de la dernière interactionTypes de données
Tickets d’assistance, emails, journaux de chat, enregistrements d’appels
Justification
Amélioration du service, résolution des litiges, assurance qualité
Méthode de suppression
Suppression automatique après la période de conservation
Registres SMS et vocaux (SmartyTap)
Registres de consentement : 5 ans | Journaux de messages : 2 ansTypes de données
Contenu des messages, état de livraison, registres d’inscription et de désinscription, horodatages du consentement
Justification
Conformité au TCPA, audits réglementaires, défense juridique
Méthode de suppression
Registres de consentement conservés pour la conformité réglementaire ; contenu des messages supprimé selon le calendrier
Données des affiliés (Spark!)
Durée de la relation + 5 ansTypes de données
Profils d’affiliés, registres de commissions, suivi des recommandations, historique des versements
Justification
Déclarations fiscales (1099), litiges sur les commissions, prévention de la fraude
Méthode de suppression
Après la fin du programme, augmentée de la période de conservation
Données d’analyse et d’utilisation
2 ansTypes de données
Pages vues, utilisation des fonctionnalités, événements de clic, données de session
Justification
Amélioration du produit, analyse des tendances, optimisation des performances
Méthode de suppression
Agrégation ou anonymisation après 90 jours ; suppression complète après 2 ans
Journaux de sécurité
1 an (standard) | 3 ans (incidents de sécurité)Types de données
Tentatives de connexion, adresses IP, journaux d’accès, pistes d’audit
Justification
Surveillance de sécurité, investigation des incidents, conformité
Méthode de suppression
Suppression automatique après la période de conservation
Données marketing
Jusqu’au retrait du consentement + 1 anTypes de données
Interactions avec les campagnes email, interactions publicitaires, préférences
Justification
Attribution marketing, gestion des préférences, conformité juridique
Méthode de suppression
Après la désinscription, augmentée de la durée de conservation des justificatifs de conformité
Cookies et suivi
Cookies de session : fin de session | Persistants : jusqu’à 13 moisTypes de données
Identifiants de cookies, empreintes d’appareils, pixels de suivi
Justification
Gestion des sessions, analyses, personnalisation
Méthode de suppression
Cookies de session supprimés à la fermeture du navigateur ; les autres selon le calendrier
Données de sauvegarde
90 joursTypes de données
Toutes les catégories de données dans les systèmes de sauvegarde
Justification
Reprise après sinistre, continuité d’activité
Méthode de suppression
Suppression progressive à mesure que les nouvelles sauvegardes remplacent les anciennes
Méthodes de suppression
Nous utilisons plusieurs méthodes sécurisées de suppression selon le type de données et les exigences réglementaires.
Suppression définitive
Retrait complet et irréversible des données de tous les systèmes
S’applique à :
Données dont la période de conservation est échue, demandes de suppression vérifiées
Délai :
30 jours après le déclenchement
Suppression logique
Données marquées comme supprimées mais conservées en sauvegarde pendant la période de récupération
S’applique à :
Fermetures de comptes, demandes initiales de suppression
Délai :
Fenêtre de récupération de 90 jours avant suppression définitive
Anonymisation
Retrait irréversible des informations d’identification tout en conservant les données agrégées
S’applique à :
Données d’analyse, statistiques d’utilisation pour l’amélioration du produit
Délai :
Selon le calendrier de conservation
Destruction des clés de chiffrement
Destruction des clés rendant les données chiffrées illisibles
S’applique à :
Données très sensibles, suppression cryptographique
Délai :
Immédiatement au déclenchement de la suppression
Bases juridiques de conservation
Obligation légale
Documents fiscaux, rapports financiers, conformité réglementaire
Exemples : exigences de l’IRS (7 ans), registres de consentement TCPA (5 ans)
Intérêt légitime
Activités de l’entreprise, sécurité, prévention de la fraude
Exemples : journaux de sécurité, données de détection de fraude
Nécessité contractuelle
Nécessaire à la fourniture des services convenus
Exemples : données du compte, configuration du service
Consentement
Données traitées sur la base du consentement de l’utilisateur
Exemples : communications marketing, analyses facultatives
Exceptions à la conservation standard
Les données peuvent être conservées au-delà des durées standard dans les circonstances suivantes :
- •Contentieux en cours : données pertinentes pour un litige pendant ou raisonnablement prévisible
- •Enquête réglementaire : données faisant l’objet d’une enquête réglementaire en cours
- •Obligation de préservation : données faisant l’objet d’ordonnances de conservation
- •Obligations contractuelles : exigences spécifiques de conservation dans les accords clients
Vos droits sur les données
Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles avant la fin des périodes de conservation standard. Pour exercer ce droit :
Des questions sur la conservation des données ?
Notre équipe confidentialité peut vous expliquer comment vos données sont stockées et vous informer sur l’exercice de vos droits.
