Les meilleures tâches récurrentes pour un employé IA sont les vérifications et les rapports qui suivent des règles claires et comptent surtout quand tout le monde est occupé : un résumé quotidien des ventes, la vérification des commandes en retard, les alertes de stock bas, l’examen des paiements échoués et un rapport hebdomadaire. Réglez chacune pour qu’elle ne se manifeste que lorsque quelque chose demande une personne : les messages restent ainsi utiles à lire.
Chaque boutique a des tâches dont quelqu’un doit se souvenir. Chacune est petite, et chacune passe à la trappe dès que cette personne est absente ou occupée. Une tâche IA planifiée confie le travail à un agent qui arrive à l’heure, le fait avec les mêmes outils que pour toute autre demande et ne vous dit que ce que vous avez demandé à savoir.
Quelles tâches récurrentes de la boutique un employé IA doit-il prendre en charge ?
| Tâche | Fréquence | Ce qu’il signale | Ce que fait une personne |
|---|---|---|---|
| Résumé quotidien des ventes | Chaque matin | Les ventes, commandes et remboursements de la veille par rapport au même jour de la semaine dernière | Le lit en une minute, et pose une question si quelque chose semble anormal |
| Vérification des commandes en retard | Chaque jour ouvré | Les commandes non expédiées depuis trois jours | Relance l’entrepôt ou le fournisseur |
| Vérification des stocks bas | Deux fois par semaine | Les produits susceptibles de manquer, d’après les ventes récentes | Décide quoi commander de nouveau |
| Examen des paiements échoués | Chaque matin | Les paiements d’abonnement échoués, et ceux qui ne sont toujours pas récupérés | Relance ceux qui comptent le plus |
| Clients sans réponse | Deux fois par jour | Les clients qui ont écrit et n’ont pas eu de réponse | Leur répond ou les attribue |
| Revue hebdomadaire | Chaque lundi | Les mêmes chiffres chaque semaine, ce qui a bougé et un fichier | Anime la réunion |
| Motifs de remboursement | Chaque mois | Les remboursements par produit et par motif | Corrige les fiches ou les problèmes de produit |
| Veille concurrentielle | Chaque semaine | Les changements de prix et d’offres des concurrents sur les pages qu’il peut lire | Décide s’il faut réagir |
Comment faire pour qu’il ne se manifeste que lorsque c’est important ?
Une tâche qui publie « tout va bien » chaque matin finit vite par être ignorée, et le seul message important est alors ignoré avec elle. Concierge donne à chaque tâche l’un de ces trois réglages :
- Always : Chaque exécution publie son résultat. Utilisez ce réglage la première semaine, pour pouvoir juger le travail.
- When significant : L’agent compare cette exécution à la précédente et ne publie que s’il y a un résultat, un changement, un point à suivre ou une incertitude que vous devriez voir. Les constats urgents sont signalés.
- Silent : Les exécutions ne vous envoient pas de notification, mais le travail reste enregistré.
Quel que soit votre choix, une exécution qui échoue, ou qui a besoin de votre approbation ou d’une réponse, vous parvient toujours. Une tâche silencieuse ne cache donc pas une tâche en panne.
Comment écrire une bonne instruction récurrente ?
Écrivez-la comme vous le demanderiez à un collègue. Dites quoi vérifier, ce qui constitue un problème et le format que vous voulez en retour. Comparez ces deux colonnes :
| Trop vague | Assez clair pour s’exécuter chaque jour |
|---|---|
| « Vérifie les commandes. » | « Liste les commandes payées de plus de trois jours qui n’ont pas été expédiées. Indique le numéro de commande, la date et le produit. Laisse de côté les précommandes. S’il n’y en a aucune, ne dis rien. » |
| « Surveille les stocks. » | « Compare les stocks aux 30 derniers jours de ventes. Liste les produits avec moins de deux semaines de stock restant, en commençant par ceux qui ont le moins de jours. » |
| « Envoie-moi les chiffres. » | « Indique les ventes nettes, les commandes et les remboursements d’hier par rapport au même jour de la semaine dernière. Tiens-toi à cinq lignes. Explique tout changement de plus de 20 %. » |
Si une tâche a besoin de définitions ou de plusieurs étapes, placez-les dans une marche à suivre et gardez l’instruction courte. Chaque exécution est une nouvelle demande, avec les mêmes capacités, marches à suivre et mémoires qu’une demande que vous tapez vous-même.
Cinq instructions à copier
- Point du matin : « Chaque jour ouvré à 8 h, résume les ventes et les remboursements d’hier et tout ce qui est bloqué, comme les commandes en retard ou les clients qui attendent une réponse. Mets les problèmes en premier. »
- Paiements échoués : « Chaque matin, liste les paiements d’abonnement échoués au cours des dernières 24 heures et ceux de la semaine passée qui ne sont toujours pas récupérés. Trie par valeur de commande. »
- Stocks bas : « Chaque lundi et jeudi, liste les produits avec moins de deux semaines de stock au rythme de vente des 30 derniers jours. Préviens-moi seulement si la liste a changé. »
- Clients en attente : « À 10 h et 15 h, liste les clients qui ont écrit et n’ont pas eu de réponse depuis plus de quatre heures, avec un résumé d’une ligne pour chacun. »
- Rapport du lundi : « Chaque lundi à 8 h, compare la semaine dernière à la semaine précédente : ventes nettes, commandes, panier moyen, remboursements et abonnements. Explique les plus grands changements et joins une feuille de calcul. »
Qu’une tâche planifiée doit-elle avoir le droit de modifier ?
Commencez par des tâches qui ne font que lire et signaler. Elles comportent peu de risques et vous apprennent à quel point l’agent comprend votre activité. Personne n’est présent quand une tâche planifiée s’exécute : les règles sur les modifications sont donc plus strictes que dans une conversation en direct.
Dans Concierge, une étape planifiée qui pourrait causer des dégâts demande une autorisation permanente d’un membre de votre équipe ou une approbation. Les demandes d’approbation apparaissent dans le fil de la tâche, pour le membre de l’équipe responsable de la tâche. Les agents ne déplacent jamais d’argent : les remboursements restent donc aux mains d’un membre de votre équipe. Si le responsable perd l’accès à Concierge, la tâche se met en pause au lieu de s’exécuter sans lui. Voir comment garder une personne dans la boucle.
Une tâche doit-elle suivre un calendrier ou réagir à un événement ?
C’est la source de confusion la plus courante. Les tâches Concierge démarrent selon un calendrier, une seule fois ou à la demande. Elles ne se déclenchent pas sur des événements de la boutique. Une réaction fixe à un événement, comme un message après un paiement abandonné, relève d’une automatisation. Dans Chargezen, ce sont les flows SmartyTap, et ils ne démarrent pas d’agent.
| Ce dont vous avez besoin | À utiliser | Exemple |
|---|---|---|
| Les mêmes étapes juste après un événement | Une automatisation | Un message de bienvenue quand quelqu’un s’inscrit |
| Du jugement, à un rythme régulier | Une tâche planifiée | Un examen matinal de ce qui semble anormal |
| Un seul travail, à un moment précis plus tard | Une tâche unique | Sortir les chiffres le lendemain matin de la fin d’une promotion |
| Une réponse tout de suite | Demander à l’agent | « Quelles commandes de la semaine dernière n’ont pas été expédiées ? » |
Un test simple : si vous pouvez dessiner chaque étape à l’avance, utilisez une automatisation. Si le travail consiste à décider ce qui compte, utilisez un agent. Notre comparaison de Shopify Flow et des agents IA va plus loin.
Comment configurer votre première tâche planifiée ?
- 1. Choisissez un rapport : Prenez-en un que quelqu’un prépare déjà, pour avoir un point de comparaison.
- 2. Demandez-le une fois à la main : Affinez la demande dans le chat jusqu’à ce que la réponse soit juste.
- 3. Transformez cette demande en tâche : Donnez-lui un nom, une instruction, un calendrier et un fuseau horaire, un agent, et indiquez quand vous voulez avoir de ses nouvelles.
- 4. Utilisez Always pendant une semaine : Lisez chaque exécution et comparez-la à la version manuelle.
- 5. Passez à When significant : Quand elle a gagné votre confiance, laissez-la silencieuse les jours ordinaires.
Vous pouvez mettre en pause, modifier ou arrêter une tâche à tout moment, depuis l’admin ou depuis l’app Finn pour iPhone. Les horaires manqués ne sont pas rattrapés un à un. Si plusieurs ont été manqués, la tâche démarre une fois et reprend à son horaire suivant. Tous les détails se trouvent dans la documentation sur les tâches planifiées.
Combien de tâches planifiées faut-il exécuter ?
Moins que vous ne le pensez, du moins au début. Chaque tâche est une chose de plus à lire pour quelqu’un, et chaque exécution utilise des crédits. N’ajoutez une tâche que si vous pouvez nommer la personne qui agit sur son résultat. Toutes les quelques semaines, posez ces questions pour chacune :
- Quelqu’un a-t-il agi sur ses derniers rapports ?
- Pourrait-elle s’exécuter moins souvent et repérer quand même le problème à temps ?
- Deux tâches pourraient-elles être réunies en un seul point ?
- L’instruction est-elle toujours juste, ou l’activité a-t-elle changé ?
Comment Concierge vous aide
Les tâches planifiées de Concierge retirent le travail récurrent de votre liste, signalent ce qui compte et restent silencieuses quand rien ne compte. Les points de départ courants sont le point quotidien de la boutique, le rapport hebdomadaire et la veille concurrentielle. Les rapports peuvent inclure une feuille de calcul, un PDF ou des diapositives issus du propre ordinateur de l’agent. Voir les tarifs pour les plans.
À lire ensuite : comment mener une revue d’activité hebdomadaire, l’IA pour les opérations e-commerce et 25 tâches e-commerce pour un employé IA. Glossaire : tâche IA planifiée et agent IA toujours actif.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une tâche IA planifiée ?
Une tâche IA planifiée est un travail qu’un agent IA effectue à des moments fixés sans qu’on le lui demande, comme un rapport chaque lundi à 8 h. Vous lui donnez une instruction et un calendrier, et il fait le travail puis vous rend compte.
Que dois-je automatiser en premier dans ma boutique ?
Commencez par un rapport en lecture seule que quelqu’un prépare déjà, comme un résumé des ventes du matin. Vous pouvez comparer le résultat à la version manuelle, et une erreur vous coûte peu. Ajoutez ensuite une vérification des commandes en retard.
Les tâches Concierge peuvent-elles s’exécuter quand quelque chose se passe dans ma boutique ?
Non. Les tâches Concierge démarrent selon un calendrier, une seule fois ou à la demande, et elles ne se déclenchent pas sur des événements de la boutique. Les réactions fixes à des événements sont des flows SmartyTap, qui envoient leurs messages sans démarrer d’agent.
Comment empêcher une tâche planifiée d’envoyer trop de messages ?
Utilisez un réglage comme When significant, pour que l’agent ne publie qu’en cas de changement ou de point à suivre, et dites dans l’instruction ce qui constitue un problème. Dans Concierge, les échecs et les demandes d’approbation vous parviennent quand même.
Écrit par
Daniel Foster
Responsable des opérations de revenus, Chargezen
Daniel est responsable des opérations de revenus chez Chargezen et écrit sur la façon dont les entreprises appliquent les agents IA aux opérations qui génèrent des revenus et à celles qui les soutiennent. Ses articles couvrent l’aide à la vente, l’assistance à la facturation, les opérations de paiement, l’intégration des clients et l’automatisation de processus métier complexes. Il s’intéresse particulièrement à la façon dont les systèmes d’IA relient les logiciels existants, interprètent les données métier et exécutent des tâches tout au long du cycle de vie client, ce qui aide les organisations à réduire le travail manuel tout en offrant des expériences client plus homogènes.
