Tâches planifiées
Confiez un travail récurrent à un agent : une instruction, un calendrier dans votre fuseau horaire et quand avoir de ses nouvelles. Où chaque exécution publie son résultat, et comment mettre en pause ou arrêter une tâche.
Dernière mise à jour : 2026-10-19
Une tâche planifiée est un travail dont votre équipe devrait sinon se souvenir : « Chaque jour de semaine à 8 h, liste les commandes non expédiées depuis trois jours » ou « Chaque lundi, résume les remboursements de la semaine dernière. » Un Operator Agent fait le travail à l’heure, avec les mêmes capacités et validations que pour toute autre demande, et ne vous en dit que ce que vous avez demandé à savoir.
De quoi se compose une tâche
- Name : le nom de la tâche dans vos listes, par exemple « Contrôle matinal des commandes en retard ».
- Instruction : ce qu’il faut faire, en langage clair, comme vous le demanderiez à un collègue. Dites ce qu’il faut vérifier, ce qui compte comme un problème et le format de réponse voulu.
- Schedule and time zone : quand elle s’exécute, dans le fuseau horaire de votre choix, par exemple chaque jour de semaine à 8 h en America/New_York. Le changement d’heure est géré pour vous. Une tâche peut aussi n’avoir aucun calendrier et ne s’exécuter que quand vous la lancez.
- L’agent : l’Operator Agent d’un canal Admin chat qui fait le travail.
- Quand avoir de ses nouvelles : à chaque fois, seulement quand quelque chose compte, ou jamais (voir ci-dessous).
Une tâche peut s’exécuter au plus une fois par heure. Choisissez une seule minute dans l’heure (par exemple 8 h, et non 8 h et 8 h 30). Pour « deux fois par jour », utilisez deux heures à la même minute, comme 8 h et 17 h.
Quand vous avez de ses nouvelles
- Always : chaque exécution publie son résultat.
- When significant : l’agent compare cette exécution à la précédente et ne publie que s’il y a un résultat, un changement, un problème en suspens ou une incertitude que vous devriez voir. Les exécutions de routine « rien de nouveau » restent silencieuses. Les constats urgents sont signalés comme urgents.
- Silent : les exécutions ne vous envoient pas de notification ; le travail est tout de même enregistré.
Quel que soit votre choix, une exécution qui échoue, ou qui a besoin de votre validation ou d’une réponse à une question, vous parvient toujours.
Où vont les résultats
Chaque tâche a son propre fil Admin chat. Chaque exécution, son résultat et toute validation demandée y apparaissent.
- Dans Concierge : ouvrez Operate > Overview et cliquez sur Scheduled dans la colonne de gauche. Chaque tâche affiche son agent, son statut (Active, Paused ou Draft) et sa prochaine exécution, par exemple « Next run Mon, Oct 20, 8:00 AM ». Cliquez sur une tâche pour ouvrir son fil.
- Dans Finn pour iPhone : ouvrez le menu de Home et touchez Tasks. Filtrez par All Tasks, Scheduled ou Paused. Les tâches prévues avant la fin de demain s’affichent aussi dans la carte Coming up de Home (appelée Tomorrow le soir).
Les rapports et les tableurs produits par une tâche s’ouvrent depuis son fil ; voir Fichiers et résultats.
Lancer, mettre en pause, modifier ou arrêter une tâche
- Run now : sur la carte Coming up de Finn, touchez Run now pour lancer une exécution tout de suite. Le calendrier ne change pas.
- Pause : touchez Pause sur la carte Coming up. La tâche ne lance plus de nouvelles exécutions, et une exécution en cours est arrêtée elle aussi ; les validations qu’elle attendait ne sont pas exécutées.
- Bouton Paused : sur l’écran Tasks, ouvrez la tâche et activez Paused pour suspendre les exécutions futures. Une tâche en pause garde son instruction et son calendrier. Désactivez Paused pour reprendre.
- Edit : sur l’écran Tasks, touchez une tâche pour changer son nom ou son instruction, puis touchez Save. Pour changer le moment où elle s’exécute, demandez-le à Finn dans le chat.
Comment se comportent les exécutions
- Chaque exécution est une nouvelle demande à l’agent, avec les mêmes capacités, marches à suivre et souvenirs qu’une demande que vous tapez vous-même.
- Les actions importantes demandent toujours une validation, dans le fil de la tâche, au collègue propriétaire de la tâche.
- Si le propriétaire perd l’accès à Concierge, la tâche se met en pause d’elle-même au lieu de s’exécuter sans lui.
- Les horaires manqués ne sont pas rattrapés un par un. Si plusieurs ont été manqués, la tâche s’exécute une fois puis passe à son horaire suivant.
Un point quotidien (« les ventes d’hier, les remboursements et tout ce qui est bloqué »), un récapitulatif hebdomadaire pour l’équipe et un contrôle des clients qui attendent une réponse. Commencez par Always pendant une semaine pour juger les résultats, puis passez à When significant.
Dépannage et questions fréquentes
Ma tâche ne s’est pas exécutée
Vérifiez qu’elle est Active, et non Paused, et que sa prochaine exécution est affichée. Avec When significant ou Silent, une exécution silencieuse est normale ; ouvrez le fil de la tâche pour la voir.
La tâche s’est mise en pause d’elle-même
Le collègue propriétaire de la tâche a perdu l’accès à Concierge. Une fois son accès rétabli, désactivez Paused.
Finn indique « To change when this task runs, ask Finn in the chat. »
L’écran Tasks modifie le nom, l’instruction et le bouton de pause. Vos autres modifications dans cette édition n’ont pas été enregistrées ; enregistrez-les sans changer When.
Finn indique « Scheduling isn't available yet. »
La tâche n’a pas été enregistrée. Rien ne s’exécutera tant qu’une tâche n’apparaît pas sur l’écran Tasks avec un calendrier.
Une tâche peut-elle démarrer quand quelque chose se produit, comme une nouvelle commande ?
Non. Les tâches s’exécutent selon leur calendrier, ou quand vous les lancez. Elles ne se déclenchent pas sur les événements de la boutique.
Qui peut voir mes tâches ?
Les collègues membres du fil Admin chat de la tâche. Modifier une tâche nécessite l’autorisation de gérer les conversations Concierge.
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