Geplante Aufgaben: Concierge-Doku

Eine geplante Aufgabe ist eine Arbeit, an die dein Team sonst denken müsste: „Liste jeden Werktag um 8 Uhr Bestellungen auf, die seit drei Tagen nicht versendet wurden“ oder „Fasse jeden Montag die Erstattungen der letzten Woche zusammen.“ Ein Operator Agent erledigt die Arbeit pünktlich, mit denselben Fähigkeiten und Freigaben wie bei jeder anderen Anfrage, und sagt dir nur so viel, wie du hören wolltest.

Woraus eine Aufgabe besteht

Name: wie die Aufgabe in deinen Listen erscheint, zum Beispiel „Morgendliche Prüfung verspäteter Bestellungen“.
Anweisung: was zu tun ist, in einfacher Sprache, so wie du ein Teammitglied fragen würdest. Sag, was geprüft werden soll, was als Problem gilt und in welchem Format du das Ergebnis willst.
Zeitplan und Zeitzone: wann sie läuft, in der Zeitzone, die du wählst, etwa jeden Werktag um 8:00 in America/New_York. Um die Sommerzeit kümmert sich das System. Eine Aufgabe kann auch keinen Zeitplan haben und nur laufen, wenn du sie startest.
Der Agent: der Operator Agent auf einem Kanal Admin chat, der die Arbeit erledigt.
Wann du von ihm hörst: jedes Mal, nur wenn etwas wichtig ist, oder nie (siehe unten).

Höchstens einmal pro Stunde

Eine Aufgabe kann höchstens einmal pro Stunde laufen. Wähle eine Minute der Stunde (zum Beispiel 8:00, nicht 8:00 und 8:30). Für „zweimal täglich“ nimmst du zwei Stunden mit derselben Minute, etwa 8:00 und 17:00.

Wann du von ihm hörst

Always: Jeder Lauf veröffentlicht sein Ergebnis.
When significant: Der Agent vergleicht diesen Lauf mit dem letzten und meldet sich nur, wenn es ein Ergebnis, eine Änderung, ein offenes Problem oder eine Unsicherheit gibt, die du sehen solltest. Routineläufe ohne Neuigkeiten bleiben still. Dringende Erkenntnisse werden als dringend markiert.
Silent: Läufe benachrichtigen dich nicht; die Arbeit wird trotzdem aufgezeichnet.

Was immer du wählst: Ein Lauf, der fehlschlägt oder deine Freigabe oder eine Antwort auf eine Frage braucht, erreicht dich immer.

Wohin die Ergebnisse gehen

Jede Aufgabe hat einen eigenen Thread im Admin chat. Jeder Lauf, sein Ergebnis und jede Freigabe, um die er bittet, erscheinen dort.

In Concierge: Öffne Operate > Overview und klicke in der linken Leiste auf Scheduled. Jede Aufgabe zeigt ihren Agenten, ihren Status (Active, Paused oder Draft) und ihren nächsten Lauf, zum Beispiel „Next run Mon, Oct 20, 8:00 AM“. Klicke auf eine Aufgabe, um ihren Thread zu öffnen.
In Finn für iPhone: Öffne das Menü auf Home und tippe auf Tasks. Filtere nach All Tasks, Scheduled oder Paused. Aufgaben, die bis Ende morgen fällig sind, erscheinen auch in der Karte Coming up auf Home (abends Tomorrow genannt).

Berichte und Tabellen, die eine Aufgabe erzeugt, öffnest du aus ihrem Thread; siehe Dateien und Ergebnisse.

Aufgabe ausführen, pausieren, bearbeiten oder beenden

Run now: Tippe in Finn auf der Karte Coming up auf Run now, um sofort einen Lauf zu starten. Der Zeitplan bleibt, wie er ist.
Pause: Tippe auf der Karte Coming up auf Pause. Die Aufgabe startet keine neuen Läufe mehr, und ein laufender Lauf wird ebenfalls gestoppt; Freigaben, auf die er gewartet hat, werden nicht ausgeführt.
Schalter „Paused“: Öffne auf dem Bildschirm Tasks die Aufgabe und schalte Paused ein, um künftige Läufe anzuhalten. Eine pausierte Aufgabe behält ihre Anweisung und ihren Zeitplan. Schalte Paused aus, um fortzufahren.
Bearbeiten: Tippe auf dem Bildschirm Tasks auf eine Aufgabe, um Name oder Anweisung zu ändern, und dann auf Save. Um zu ändern, wann sie läuft, frag Finn im Chat.

Wie Läufe sich verhalten

Jeder Lauf ist eine neue Anfrage an den Agenten, mit denselben Fähigkeiten, Leitfäden und Erinnerungen wie eine Anfrage, die du selbst eintippst.
Folgenreiche Aktionen fragen weiterhin nach einer Freigabe, im Thread der Aufgabe, bei dem Teammitglied, dem die Aufgabe gehört.
Verliert der Besitzer den Zugriff auf Concierge, pausiert sich die Aufgabe selbst, statt ohne ihn zu laufen.
Verpasste Termine werden nicht einzeln nachgeholt. Wurden mehrere verpasst, startet die Aufgabe einmal und geht dann zu ihrem nächsten Termin über.

Gute erste Aufgaben

Ein tägliches Briefing („Umsatz und Erstattungen von gestern und alles, was hängt“), eine wöchentliche Zusammenfassung für das Team und eine Prüfung auf Kunden, die auf eine Antwort warten. Beginne eine Woche lang mit Always, damit du die Ergebnisse beurteilen kannst, und wechsle dann zu When significant.

Fehlerbehebung und häufige Fragen

Meine Aufgabe ist nicht gelaufen

Prüfe, ob sie Active ist und nicht Paused und ob ihr nächster Lauf angezeigt wird. Bei When significant oder Silent ist ein stiller Lauf normal; öffne den Thread der Aufgabe, um ihn zu sehen.

Die Aufgabe hat sich selbst pausiert

Das Teammitglied, dem die Aufgabe gehört, hat den Zugriff auf Concierge verloren. Sobald der Zugriff wieder besteht, schalte Paused aus.

Finn meldet „To change when this task runs, ask Finn in the chat.“

Der Bildschirm Tasks bearbeitet Name, Anweisung und Pausenschalter. Deine anderen Änderungen in dieser Bearbeitung wurden nicht gespeichert; speichere sie, ohne When zu ändern.

Finn meldet „Scheduling isn't available yet.“

Die Aufgabe wurde nicht gespeichert. Nichts läuft, bis eine Aufgabe mit Zeitplan auf dem Bildschirm Tasks erscheint.

Kann eine Aufgabe starten, wenn etwas passiert, etwa bei einer neuen Bestellung?

Nein. Aufgaben laufen nach ihrem Zeitplan oder wenn du sie startest. Sie reagieren nicht auf Ereignisse im Shop.

Wer kann meine Aufgaben sehen?

Teammitglieder, die Mitglied im Thread der Aufgabe im Admin chat sind. Um eine Aufgabe zu ändern, brauchst du die Berechtigung, Concierge-Gespräche zu verwalten.

Anleitungen

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