A dónde van tus datos cuando contratas un agente de IA (y cómo eliminarlos)

Cuando usas un agente de IA, tus datos suelen pasar por los sistemas del proveedor, el proveedor del modelo de IA y las herramientas conectadas, y se conservan según las reglas de conservación del proveedor. Antes de conectar nada, pide la lista de subencargados, cuánto tiempo se guarda cada tipo de dato, cómo funciona la eliminación y si tus datos entrenan modelos.

Un agente de IA es útil porque puede ver tus pedidos, clientes y conversaciones, y por eso mismo importa la privacidad. Esta guía sigue el recorrido habitual de esos datos, muestra cómo gestiona Chargezen cada parte y te da preguntas para cualquier proveedor. Es información general, no asesoramiento legal. Para el GDPR, la CCPA u otras normas que se apliquen a tu negocio, habla con tu abogado.

Un subencargado es una empresa externa que maneja datos en nombre de un proveedor. Cualquier proveedor serio debería publicar una lista. La lista de subencargados de Chargezen nombra a cada empresa y lo que hace, incluidas AWS y Google Cloud para el alojamiento, Telnyx para SMS y voz, Resend para email, y OpenAI y Anthropic para la IA.

Si tu empresa ya tiene condiciones de datos con un proveedor de IA, es posible que puedas usarlas. Concierge te permite ejecutar agentes en tu propia cuenta con proveedores como OpenAI, Anthropic, Google Gemini o AWS Bedrock.

Es la primera pregunta de muchos compradores, y deberías recibir una respuesta directa por escrito. Pregunta al proveedor del agente por su propio uso, y qué condiciones se aplican a cada proveedor de modelos al que envía datos. Las condiciones de una API, de una app de chat para consumidores y de un contrato empresarial pueden ser distintas, así que no des por hecho que la respuesta de una vale para otra. Si trabajas con tu propia cuenta de proveedor, lee tu contrato con ese proveedor.

La conservación debería publicarse por tipo de dato, no resumirse en una sola frase vaga. Aquí tienes algunos ejemplos del calendario de conservación de datos de Chargezen:

Eliminar significa cosas distintas en lugares distintos, así que pregunta por cada uno. Así funciona en Concierge:

• Memorias aprendidas: Forget borra el texto de una memoria para siempre, y ningún agente, página o exportación puede volver a usarlo. Archive es la opción reversible.
• Tus memorias personales: En Only me, puedes exportarlas como archivo o usar Forget all my memories.
• Grabaciones de llamadas: Se eliminan automáticamente después del plazo que definas en tu política de grabación, salvo que estén en retención legal.
• Clientes de Shopify: Cuando Shopify envía una solicitud de eliminación de datos de un cliente de tu tienda, Chargezen la procesa.
• Cualquier otra solicitud: Escribe a privacy@chargezen.com.

Según el GDPR, las personas tienen derecho a la supresión en ciertos casos (artículo 17), y una empresa que usa un encargado necesita un contrato que cubra ese tratamiento (artículo 28). El acuerdo de tratamiento de datos y la política de privacidad de Chargezen explican cómo lo gestionamos. Algunos registros pueden conservarse más tiempo cuando la ley lo exige, como los registros fiscales.

Un agente que aprende puede guardar detalles personales sin querer, así que busca reglas que lo impidan. En Concierge, las memorias aprendidas describen cómo funciona tu negocio y nunca nombran a un cliente:

• Antes de que un modelo lea una transferencia a una persona, el cliente, sus pedidos y las personas del equipo involucradas se sustituyen por marcadores.
• Todo lo aprendido automáticamente se rechaza si contiene un correo, un número de teléfono, un número de pedido, un número de seguimiento o un enlace con un token.
• Quien escribe una memoria a mano confirma que no nombra a ningún cliente ni contiene información privada.
• Cada memoria tiene una audiencia: de cara al cliente, del equipo o solo para ti.

El historial del cliente se guarda aparte, para que los clientes no tengan que repetirse. Consulta memoria frente a guías de trabajo.

• Da solo el acceso que el trabajo necesita: En Concierge, cada agente tiene sus propias capacidades y canales. Esto se llama mínimo privilegio.
• Verifica a los clientes: Antes de que un agente comparta detalles privados de un pedido o cambie una cuenta, el cliente confirma un código de inicio de sesión.
• Haz que los datos de cada trabajo duren poco: Una computadora de trabajo de Concierge recibe una copia de solo lectura de los datos que necesita, y esa copia se elimina cuando termina el trabajo.
• Mantén las contraseñas fuera del chat: Para un sitio que pide iniciar sesión, lo haces tú en una página aparte. Tu contraseña no entra en la conversación ni en la memoria del agente.
• Mantén limpias las búsquedas web: Las herramientas web de Concierge nunca envían datos personales de clientes en una búsqueda.

Nuestra lista de seguridad trata el acceso con más detalle. Dile también a tu equipo qué no debe pegar. Una política sobre herramientas no aprobadas también ayuda; consulta IA en la sombra.

• Actualiza tu política de privacidad para que cubra el procesamiento con IA, y enumera los tipos de proveedores que intervienen.
• Di cuándo los clientes hablan con una IA donde la ley lo exija, y plantéate hacerlo de todos modos.
• Avisa a quienes llaman cuando las llamadas se graban.
• Asegúrate de que tu equipo sabe gestionar una solicitud de eliminación.

• ¿Qué subencargados manejan mis datos y dónde operan?
• ¿Mis datos entrenan algún modelo, suyo o de un proveedor? ¿Puedo verlo por escrito?
• ¿Cuánto tiempo guardan cada tipo de dato, y puedo cambiar alguno de esos plazos?
• ¿Cómo elimino los datos de un cliente? ¿Cómo elimino todo cuando me vaya?
• ¿Qué guarda el agente en su memoria, y puedo verlo y borrarlo?
• ¿Puedo usar mi propia cuenta de proveedor de modelos?
• ¿Qué certificaciones de seguridad tienen, y puedo leer el informe?
• ¿Firmarán un acuerdo de tratamiento de datos?
• ¿Quién en su empresa puede leer mis conversaciones, y queda registrado?

Chargezen cuenta con la certificación SOC 2 Type II y admite inicio de sesión único (SSO) con SAML 2.0. Puedes revisar los detalles en nuestro Trust Center y en la página de seguridad.

• Anota qué datos necesita cada agente y quita los que no necesita.
• Lee la lista de subencargados y el calendario de conservación del proveedor.
• Firma un acuerdo de tratamiento de datos si las normas que se te aplican lo piden.
• Define tu política de grabación de llamadas antes de activar la atención telefónica.
• Prueba una solicitud de eliminación de principio a fin, para saber que funciona.
• Decide quién de tu equipo revisa lo que aprenden los agentes.

Los controles de confianza y privacidad de Concierge incluyen acceso por agente, una computadora privada para cada trabajo, una memoria que puedes ver y borrar, y reglas de grabación para cada número. Los documentos de seguridad muestran dónde está cada control en el panel de administración.

Sigue leyendo: ¿es seguro conectar un agente de IA a tu tienda?, cómo conectar tus herramientas y cómo mantener la supervisión humana. Glosario: gobernanza de la IA, entorno aislado para agentes y acceso de mínimo privilegio.

La seguridad de tus datos depende del proveedor y de tu configuración. Comprueba sus certificaciones de seguridad, subencargados, plazos de conservación y proceso de eliminación, y limita el acceso del agente a lo que su trabajo necesita. Ninguna promesa general de un proveedor sustituye la lectura de esos detalles.

El uso de tus datos para entrenar varía según el proveedor del agente y el proveedor del modelo, y las condiciones pueden ser distintas entre productos de API, de consumo y empresariales. Pide la respuesta por escrito, tanto del proveedor como de cada proveedor al que envía datos.

Pregunta al proveedor cómo funciona la eliminación para conversaciones, memoria, archivos y grabaciones. Con Chargezen, las solicitudes de eliminación de clientes de Shopify se procesan cuando Shopify las envía, y cualquier otra solicitud de eliminación se dirige a privacy@chargezen.com.

El cumplimiento depende de cómo manejan los datos tú y el proveedor, así que ningún producto te hace cumplir por sí solo. Busca un acuerdo de tratamiento de datos, una lista de subencargados, una conservación clara y un proceso de eliminación que funcione, y pide a tu abogado que los revise.