AIエージェントを雇うとデータはどこへ行く？削除の方法も解説

AIエージェントを使うと、データは通常、ベンダーのシステム、AIモデルの提供会社、接続したツールを通り、ベンダーの保存ルールに沿って保管されます。何かを接続する前に、再委託先の一覧、データの種類ごとの保存期間、削除のしくみ、データがモデルの学習に使われるかどうかを確認してください。

AIエージェントが役立つのは注文、顧客、会話を見られるからで、プライバシーが重要なのもそのためです。このガイドでは、データが通常どこへ行くかをたどり、Chargezenがそれぞれをどう扱うかを示し、どのベンダーにも使える質問を紹介します。これは一般的な情報であり、法的助言ではありません。GDPR、CCPAなど自社に適用されるルールについては、弁護士にご相談ください。

再委託先とは、ベンダーに代わってデータを扱う外部の会社です。まともなベンダーなら一覧を公開しているはずです。Chargezenの再委託先一覧には、ホスティングのAWSとGoogle Cloud、SMSと音声のTelnyx、メールのResend、AIのOpenAIとAnthropicなど、各社とその役割を記載しています。

自社がすでにAI提供会社とデータの規約を結んでいる場合は、それを使える可能性があります。Conciergeでは、OpenAI、Anthropic、Google Gemini、AWS Bedrockなどの提供会社の自社アカウントでエージェントを動かせます。

多くの購入者が最初に尋ねる質問で、書面で直接の回答を得るべきです。エージェントのベンダー自身の利用について尋ね、データを送る各モデル提供会社にどの規約が適用されるかも尋ねてください。API規約、消費者向けチャットアプリ、エンタープライズ契約はそれぞれ異なることがあるので、1つの答えがほかにも当てはまるとは考えないでください。自社の提供会社アカウントで動かす場合は、その提供会社との契約を読んでください。

保存期間は、あいまいな1行ではなく、データの種類ごとに公開されるべきです。Chargezenのデータ保存スケジュールから例を挙げます。

削除の意味は場所によって異なるので、それぞれについて尋ねてください。Conciergeでは次のようになっています。

• 学習した記憶：Forgetは記憶の文章を完全に消去し、エージェント、ページ、エクスポートのどれからも二度と使えなくなります。Archiveは元に戻せる選択肢です。
• 自分の個人的な記憶：Only meでは、ファイルとしてエクスポートするか、Forget all my memoriesを使えます。
• 通話録音：録音ポリシーで設定した期間が過ぎると自動で削除されます。リーガルホールドをかけた場合は例外です。
• Shopifyの顧客：Shopifyからストアの顧客データ消去の要請が送られると、Chargezenが処理します。
• その他の要請：privacy@chargezen.comにメールしてください。

GDPRのもとでは、人々は一定の場合に消去の権利を持ち（第17条）、処理者を利用する会社はその処理を対象とする契約を必要とします（第28条）。Chargezenのデータ処理契約とプライバシーポリシーに、当社の扱いを記載しています。税務記録など、法律で求められる場合は、一部の記録を長く保管することがあります。

学習するエージェントは個人情報を誤って保持してしまう可能性があるので、これを防ぐルールを確認してください。Conciergeでは、学習した記憶はビジネスの進め方を記述するもので、お客様の名前を含むことはありません。

• モデルが引き継ぎを読む前に、お客様、その注文、関わったチームメンバーがプレースホルダーに置き換えられます。
• 自動で学習した内容にメールアドレス、電話番号、注文番号、追跡番号、トークン付きのリンクが含まれていれば、拒否されます。
• 手作業で記憶を書く人は、お客様の名前や個人情報を含まないことを確認します。
• 各記憶には対象範囲があります。お客様向け、チーム、自分のみです。

お客様が同じことを繰り返さなくて済むよう、顧客履歴は別に保管されます。記憶と対応マニュアルの違いをご覧ください。

• 仕事に必要なアクセスだけを与える：Conciergeでは、各エージェントが自分の機能とチャネルを持ちます。これを最小権限アクセスと呼びます。
• お客様の本人確認をする：エージェントが注文の個人情報を伝えたりアカウントを変更したりする前に、お客様がサインインコードで確認します。
• 仕事のデータを短命にする：Conciergeのジョブ用コンピューターは必要なデータの読み取り専用コピーを受け取り、そのコピーは仕事の終了時に削除されます。
• パスワードをチャットに入れない：ログインが必要なサイトでは、別のページで自分でサインインします。パスワードは会話にもエージェントの記憶にも入りません。
• ウェブ検索をきれいに保つ：Conciergeのウェブツールは、検索でお客様の個人情報を送信しません。

アクセスについて詳しくはセキュリティチェックリストをご覧ください。何を貼り付けてはいけないかをチームに伝えることも大切です。未承認ツールに関するポリシーも役立ちます。シャドーAIをご覧ください。

• プライバシーポリシーを更新してAIによる処理に触れ、関わる提供会社の種類を記載します。
• 法律で求められる場合はお客様がAIと話していることを伝え、そうでなくても伝えることを検討します。
• 通話を録音するときは発信者に伝えます。
• チームが削除の要請への対応方法を把握しているようにします。

• どの再委託先がデータを扱い、どこで事業を行っていますか？
• データは貴社または提供会社のモデルの学習に使われますか？書面で確認できますか？
• データの種類ごとの保存期間はどのくらいで、変更できるものはありますか？
• 1人のお客様のデータはどう削除しますか？解約するときにすべてを削除するにはどうしますか？
• エージェントは何を記憶しますか？それを確認して消去できますか？
• 自社のモデル提供会社のアカウントを使えますか？
• どのセキュリティ認証を取得していますか？報告書を読めますか？
• データ処理契約を結んでもらえますか？
• 貴社の誰が会話を読めますか？それは記録されますか？

ChargezenはSOC 2 Type II認証を取得しており、SAML 2.0によるシングルサインオン（SSO）に対応しています。詳細はTrust Centerとセキュリティのページでご確認いただけます。

• 各エージェントに必要なデータを書き出し、不要なものを外します。
• ベンダーの再委託先一覧と保存スケジュールを読みます。
• 自社に適用されるルールで必要なら、データ処理契約を結びます。
• 電話応答をオンにする前に、通話録音のポリシーを設定します。
• 削除の要請を最初から最後までテストし、機能することを確かめます。
• エージェントが学ぶ内容をチームの誰が確認するかを決めます。

Conciergeの信頼とプライバシーの管理機能には、エージェントごとのアクセス、仕事ごとの専用コンピューター、確認して消去できる記憶、番号ごとの録音ルールが含まれます。各管理機能が管理画面のどこにあるかはセキュリティのドキュメントをご覧ください。

次に読む：AIエージェントをストアに接続しても安全？、ツールを接続する方法、人の確認を挟む運用の方法。用語集：AIガバナンス、エージェントサンドボックス、最小権限アクセス。

ベンダーと設定によります。セキュリティ認証、再委託先、保存期間、削除の手順を確認し、エージェントのアクセスを仕事に必要な範囲に限定してください。こうした詳細を読むことの代わりになる、ベンダーの一般的な約束はありません。

ベンダーとモデルの提供会社によって異なり、API、消費者向け、エンタープライズの製品で規約が違うこともあります。ベンダーと、データを送る各提供会社の両方について、書面で回答を求めてください。

会話、記憶、ファイル、録音の削除のしくみをベンダーに尋ねてください。Chargezenでは、Shopifyの顧客データ消去の要請はShopifyから送られた時点で処理され、その他の削除の要請はprivacy@chargezen.com宛てになります。

準拠できるかどうかは、自社とベンダーのデータの扱い方によるので、製品だけで準拠できるわけではありません。データ処理契約、再委託先の一覧、明確な保存期間、機能する削除手順を確認し、弁護士に確認を依頼してください。