Eine SMS zur Terminerinnerung sollte in einer kurzen Nachricht sagen, wer du bist, wann und wo der Termin ist und wie man ihn bestätigt oder verschiebt. Sende eine bei der Buchung, eine am Vortag und, wenn es hilft, eine ein paar Stunden vorher.
Erinnerungen wirken nur, wenn das Antworten leichtfällt. Diese Vorlagen sind einfacher Text mit Zeichenzahl, bereit zum Anpassen für eine Werkstatt, Praxis, einen Salon oder einen Hausbesuch.
Wann solltest du Terminerinnerungen senden?
| Wann senden | Vorlage | Zeichen |
|---|---|---|
| Bei der Buchung | {biz}: Dein Termin steht: {time}, {address}. Antworte C zum Bestätigen oder R zum Verschieben. | 104 (1 Segment) |
| Eine Woche vorher | {biz}: Hallo {name}, dein Termin ist bald: {time}. Musst du ihn ändern? Antworte R. | 90 (1 Segment) |
| Am Vortag | {biz}: Bis morgen, {name}: {time}, {address}. Antworte C zum Bestätigen oder R zum Verschieben. | 102 (1 Segment) |
| Zwei Stunden vorher | {biz}: Bis gleich um {time}, {name}. Du findest uns hier: {address}. Du verspätest dich? Antworte einfach hier. | 118 (1 Segment) |
| Unterwegs (Hausbesuche) | {biz}: {agent} ist unterwegs und sollte gegen {time} da sein. Antworte hier, wenn du Fragen hast. | 104 (1 Segment) |
Du brauchst nicht alle fünf. Die Erinnerung am Vortag ist die, die sitzen muss, und bei sehr langen Vorlaufzeiten lohnt sich zusätzlich eine Erinnerung eine Woche vorher. Sende mehr nur, wenn ein verpasster Termin teuer ist.
Vorlagen für Antworten und No-Shows
| Situation | Vorlage | Zeichen |
|---|---|---|
| Bestätigt | {biz}: Danke {name}, dein Termin ist bestätigt: {time}. Bis dann. | 72 (1 Segment) |
| Wunsch nach Verschiebung | {biz}: Kein Problem, {name}. Welcher Tag und welche Uhrzeit passen besser? Antworte hier, wir regeln das. | 107 (1 Segment) |
| Abgesagt | {biz}: Dein Termin um {time} ist abgesagt. Antworte hier, wenn du wieder buchen möchtest. | 99 (1 Segment) |
| Verpasster Termin | {biz}: Wir haben dich heute vermisst, {name}. Antworte hier, wir finden einen neuen Termin, der passt. | 104 (1 Segment) |
| Hinweise zur Vorbereitung | {biz}: Für deinen Termin um {time}: Komm bitte 10 Minuten früher und bring deinen Ausweis mit. Fragen? Antworte hier. | 127 (1 Segment) |
| Nach dem Besuch | {biz}: Danke für deinen Besuch, {name}. Antworte hier, wenn etwas ist oder du wieder buchen möchtest. | 103 (1 Segment) |
Was sorgt dafür, dass eine Erinnerung eine Antwort bekommt?
- Sag zuerst, wer du bist: Kunden haben deine Nummer vielleicht nicht gespeichert. Dein Firmenname sollte die SMS eröffnen.
- Gib einen klaren nächsten Schritt vor: Antworten mit einem Buchstaben sind leichter als ein Anruf. Sorg dafür, dass jemand oder etwas darauf reagiert.
- Nutze die Ortszeit des Kunden: Wenn du mehrere Zeitzonen bedienst oder von einer Nummer mit anderer Vorwahl sendest, nenne die Zeitzone oder schreib „deine Ortszeit“.
- Schreib von einer Nummer, die antworten kann: Kunden antworten mit Fragen, nicht nur mit C und R. Eine Antwort, die ins Leere geht, ist schlimmer als gar keine Erinnerung.
- Lass private Details weg: SMS erscheinen auf dem Sperrbildschirm. Nenne den Termin, nicht die Behandlung, die Diagnose oder den offenen Betrag.
Wie gehst du mit No-Shows um, ohne zu nerven?
Leg deine Regeln fest, bevor du den Text schreibst. Wenn du späte Absagen berechnest, sag das bei der Buchung und in der ersten Erinnerung, klar und ohne Drohung. Wer einen Termin verpasst, hat vielleicht einen guten Grund, also sollte die erste Nachricht danach einen neuen Termin anbieten. Heb deutlichere Worte für wiederholte No-Shows auf und überlass dieses Gespräch einem Menschen.
Wie organisierst du Erinnerungen im Team?
- Bestimme eine verantwortliche Person: Jemand muss jeden Morgen die Antworten prüfen und auf C und R reagieren.
- Halte fest, was jede Antwort auslöst: C markiert den Termin als bestätigt; R geht an die Person, die neu buchen kann. Alles andere bekommt eine Antwort von einem Menschen.
- Plane für die Zeit nach Feierabend: Richte eine Antwort nach Feierabend ein, damit eine späte Bitte um Verschiebung nicht unbeantwortet bleibt.
- Halte die Erinnerungsliste aktuell: Eine Erinnerung an einen Termin, den du schon verlegt hast, ist schlimmer als keine. Erstelle die Liste aus dem neuesten Terminplan.
Brauchen Terminerinnerungen eine Einwilligung?
Für eine Erinnerung und für eine Werbeaktion gelten unterschiedliche Regeln, also halte sie getrennt. Eine Erinnerung an einen gebuchten Termin ist informativ; eine SMS mit dem Zusatz „und 20 % auf deinen nächsten Besuch“ sieht nach Marketing aus und braucht die vorherige ausdrückliche schriftliche Einwilligung. In jedem Fall gilt: Frag bei der Buchung mit klarem Wortlaut nach einer Handynummer und respektiere STOP. Praxen sollten sich zu Regeln für den Gesundheitsdatenschutz beraten lassen, die über diesen Beitrag hinausgehen. Keine Rechtsberatung. Dies sind allgemeine Informationen. Wir haben die Telemarketing-Regel der FCC, 47 C.F.R. § 64.1200, am 1. November 2026 geprüft. Gesetze der Bundesstaaten können weitere Regeln ergänzen, also frag deinen Anwalt nach deinem Unternehmen.
So sendest du Erinnerungen mit SmartyTap
SmartyTap hält jede Antwort in einem gemeinsamen Team-Posteingang fest, sodass „R“ bei einem Menschen landet, der neu buchen kann, und das ganze Gespräch mit dem Kunden verknüpft bleibt. Geplante Nachrichten gehen über SMS-Kampagnen an die Menschen, die du auswählst. SmartyTap-Flows starten nicht aus Buchungskalender-Ereignissen, plane deine Erinnerungsliste also anhand deines Terminplans. Siehe auch SmartyTap für ästhetische Praxen und für Dienstleistungen rund ums Haus.
Weitere Vorlagen: Willkommens-SMS, Antworten nach Feierabend und Bitten um Bewertungen.
Häufige Fragen
Wann ist die beste Zeit für eine SMS zur Terminerinnerung?
Der Vortag ist am nützlichsten, zu normalen Zeiten, optional mit einer zweiten SMS ein paar Stunden vorher. Bei Buchungen mit langem Vorlauf kann eine etwa eine Woche vorher dazukommen.
Was sollte in einer SMS zur Terminerinnerung stehen?
Dein Firmenname, Tag und Uhrzeit, der Ort und wie man bestätigt oder verschiebt. Lass private Details weg, denn SMS erscheinen auf dem Sperrbildschirm.
Wie gehe ich mit Antworten auf Erinnerungs-SMS um?
Leite sie in einen gemeinsamen Posteingang, den während der Öffnungszeiten ein echter Mensch im Blick hat. Kunden antworten oft mit Fragen, und aus einer unbeantworteten Antwort kann ein No-Show werden.
Darf eine Erinnerungs-SMS eine Werbeaktion enthalten?
Das kann sie zu einer Marketing-SMS machen, die eine vorherige ausdrückliche schriftliche Einwilligung braucht. Halte Erinnerungen ganz beim Termin und sende Angebote getrennt an Menschen, die ihnen zugestimmt haben.
Geschrieben von
Claire Mitchell
Autorin für Lifecycle-Marketing, Chargezen
Claire Mitchell schreibt über Lifecycle-Marketing, Kundeninteraktion und die wachsende Rolle von KI bei der Kundenbindung. Sie zeigt, wie Unternehmen E-Mail, SMS, Messaging-Plattformen und Verhaltensdaten nutzen, um entlang der gesamten Customer Journey relevantere Kundenerlebnisse zu bieten. Im Mittelpunkt ihrer Beiträge stehen Marketing-Automatisierung, intelligente Segmentierung, personalisierte Kampagnen und Strategien, mit denen Marken Wiederholungskäufe und den Kundenwert über die gesamte Kundenbeziehung steigern.
