Ein Softphone ist Software, die die Aufgabe eines Tischtelefons übernimmt. Es läuft auf einem Computer, Smartphone oder im Browser, meldet sich bei deinem geschäftlichen Telefondienst an und lässt dich über deine Geschäftsnummer mit einem Headset oder dem Gerätemikrofon Anrufe tätigen und annehmen. Wenn dein Telefonanbieter eine App hat, ist diese App ein Softphone.
Dieser Leitfaden erklärt, wie Softphones funktionieren, welche zwei Arten dir begegnen, was du zur Einrichtung brauchst und wie du klare Gespräche erhältst. Die technischen Grundlagen findest du unter Was ist VoIP?
So funktioniert ein Softphone
Wie ein IP-Tischtelefon meldet sich ein Softphone über das Internet bei deinem Anbieter an, meist mit SIP, sagt „Ich bin hier erreichbar“ und klingelt bei einem eingehenden Anruf. Beim Sprechen wandelt es deine Stimme in Datenpakete um und sendet sie zur Gegenseite. Unser schrittweiser Blick auf einen VoIP-Anruf verfolgt diesen Weg.
Softphone und Tischtelefon im Vergleich
| Softphone | IP-Tischtelefon | |
|---|---|---|
| Kosten | Meist im Dienst enthalten | Ein Gerät zum Kaufen, für ein Standardmodell oft etwa US$100–US$300 |
| Wo es funktioniert | Überall mit Internet | Dort, wo es angeschlossen ist |
| Audioqualität | Hängt von Headset und Computer ab | Integrierter Hörer und Lautsprecher, gleichbleibend |
| Zuverlässigkeit | Beeinflusst durch Computerupdates, Ruhezustand und WLAN | Eigenständiges Gerät, meist kabelgebunden |
| Am besten für | Remote-Personal, mobile Mitarbeitende, geringe Telefonnutzung | Empfang, gemeinsam genutzte Räume, ganztägiges Telefonieren |
Gerätepreise: Oomas Telefonshop, geprüft am 19. Oktober 2026. Dort kosten IP-Telefone von US$99,99 (Grandstream GRP2613) bis US$299,99 (Yealink T48U); Konferenztelefone kosten mehr.
Die zwei Arten von Softphones
- Die eigene App deines Anbieters: RingCentral, Zoom, Dialpad, Ooma und die meisten anderen Anbieter stellen eine App bereit, bei der du dich mit deinem üblichen Nutzernamen anmeldest. Sie enthält deren Zusatzfunktionen: SMS, Voicemail, Anrufverlauf und Kontakte. Das ist für die meisten Unternehmen die richtige Wahl.
- Ein eigenständiges SIP-Softphone: Allgemeine Apps, die sich über Serveradresse, Nutzername und Passwort mit jedem SIP-Anbieter verbinden. Nützlich, wenn dein Anbieter keine App hat oder du eine eigene Telefonanlage betreibst. Zoiper bietet beispielsweise eine kostenlose Version für nicht gewerbliche Nutzung und kostenpflichtige Versionen für US$11,11 auf dem Desktop, US$4,99 unter iOS und €7,99 unter Android (Zoipers Downloadseite, geprüft am 19. Oktober 2026).
Softphones im Browser sind eine dritte, zunehmend verbreitete Art: Anrufe laufen mit einer Technologie namens WebRTC in einem Browser-Tab, ohne Installation.
Was du brauchst
- Ein Konto bei einem geschäftlichen Telefonanbieter.
- Die App des Anbieters oder ein SIP-Softphone samt SIP-Zugangsdaten deines Anbieters.
- Ein Headset. Ein kabelgebundenes oder dediziertes kabelloses USB-Headset ist Laptoplautsprechern und Bluetooth-Ohrhörern bei Klarheit und Echo meist überlegen.
- Eine stabile Internetverbindung. Für ganztägiges Telefonieren ist eine Kabelverbindung am besten.
- Die Berechtigung für die App, dein Mikrofon zu verwenden und Benachrichtigungen zu senden.
So richtest du ein eigenständiges SIP-Softphone ein
Die Menüs unterscheiden sich je nach App, die Schritte sind aber überall dieselben:
- 1. SIP-Zugangsdaten beschaffen: Von der Verwaltungsseite deines Anbieters: SIP-Server oder Domain, Nutzername (oft deine Durchwahl), Passwort und manchmal ein ausgehender Proxy samt Port.
- 2. Ein Konto in der App hinzufügen: Wähle „SIP-Konto“ statt eines bestimmten Anbieters, sofern deiner nicht aufgeführt ist, und gib die Daten ein.
- 3. Das Transportprotokoll wählen: Verwende TLS, wenn dein Anbieter es unterstützt, damit Anmeldung und Anrufaufbau verschlüsselt werden.
- 4. Codecs festlegen: Lass die vom Anbieter empfohlenen Codecs oben in der Liste; meist sind das G.711 oder Opus.
- 5. Audiogeräte wählen: Wähle dein Headset für Mikrofon, Lautsprecher und Klingelton. Alternativ lasse den Computerlautsprecher klingeln, damit du Anrufe auch ohne aufgesetztes Headset hörst.
- 6. Testen: Führe einen Testanruf, frage die andere Person nach deiner Tonqualität und rufe anschließend deine Geschäftsnummer von einem Mobiltelefon an, um das Klingeln eingehender Anrufe zu prüfen.
Softphones auf dem Smartphone
Apps geschäftlicher Telefonanbieter klingeln mithilfe von Push-Benachrichtigungen wie ein normaler Anruf, selbst wenn die App geschlossen ist. Wenn Anrufe nicht klingeln, prüfe, ob Benachrichtigungen und Hintergrundaktualisierung erlaubt sind und Energiesparmodi die App nicht schließen. Bei schwachem Mobilfunksignal bietet WLAN oft besseren Ton.
Tipps für klare Softphone-Gespräche
- Verwende ein Headset mit Mikrofon nahe am Mund.
- Beende Videokonferenzen und große Downloads während Anrufen.
- Verhindere den Ruhezustand des Computers, solange du im Dienst bist.
- Halte die App aktuell; viele Audiokorrekturen kommen als Updates.
- Wenn andere ein Echo hören, senke die Lautsprecherlautstärke oder wechsle zu einem Headset.
- Aktualisiere deine 911-Adresse in der App, wenn du an einem neuen Ort arbeitest.
Ein Headset auswählen
- Kabelgebundenes USB oder USB-Funkadapter: Die zuverlässigste Wahl für ganztägiges Telefonieren. Der Adapter koppelt sich nur mit dem Headset und vermeidet dadurch die meisten Bluetooth-Probleme.
- Bluetooth-Ohrhörer: Praktisch am Smartphone; am Computer wechseln sie bei aktiver Mikrofonnutzung häufig in einen Modus mit geringerer Qualität. Für gelegentliche Anrufe in Ordnung.
- Mikrofon mit Geräuschunterdrückung: Ein Bügelmikrofon nahe am Mund hält Hintergrundgeräusche für den Anrufer fern. Das ist wichtiger als die Lautsprecher.
- Mono oder Stereo: Ein freies Ohr lässt dich den Raum hören; zwei bedeckte Ohren schirmen ihn ab. Am Empfang wird oft Mono bevorzugt.
Häufige Softphone-Probleme und Lösungen
| Problem | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Anrufe klingeln nicht am Computer | App geschlossen, abgemeldet oder Benachrichtigungen blockiert | App beim Anmelden automatisch öffnen lassen; Benachrichtigungen erlauben |
| Anrufe klingeln nicht am Smartphone | Energiesparmodus oder Benachrichtigungseinstellungen | Hintergrundaktivität und Benachrichtigungen für die App erlauben |
| Der Anrufer hört dich nicht | Falsches Mikrofon gewählt oder Berechtigung verweigert | Audioeinstellungen der App und Mikrofonberechtigung im System prüfen |
| Echo beim Anrufer | Lautsprecherton gelangt ins Mikrofon | Headset verwenden oder Lautsprecher leiser stellen |
| Abgehackter Ton | Ausgelastetes WLAN oder ein VPN | Näher zum Router gehen, Ethernet verwenden oder ohne VPN testen |
| Registrierung fehlgeschlagen | Falsche SIP-Daten oder blockierter Port | Daten erneut eingeben; TLS-Port des Anbieters versuchen |
Wie Chargezen hilft
Dein Team braucht weder ein Softphone noch ein Tischtelefon für Chargezen-Anrufe. Concierge nimmt Anrufe auf deiner Geschäftsnummer an, und Teammitglieder übernehmen von dort in Finn für iPhone und Mac oder im Browser.
- Concierge beantwortet jeden Anruf und jede SMS: Tag und Nacht, mit deiner selbst verfassten Begrüßung und Antworten aus den von dir bereitgestellten Informationen. Wiederkehrende Anrufer erkennt Concierge an ihrer Nummer. Siehe KI-Empfang und Telefonkanal.
- Teammitglieder kommen über Finn oder den Browser dazu: Wenn ein Kunde einen Menschen braucht, benachrichtigt Concierge dein Team in der Finn-App und im Browser und sendet E-Mails oder SMS an die ausgewählten Teammitglieder. Höre mit ausgeschaltetem Mikrofon mit, tippe auf Dem Anruf beitreten, und Concierge sagt dem Anrufer, dass du da bist. In der Finn-App auf iPhone oder Mac kannst du den Anruf mit einer Notiz an ein Teammitglied übergeben. Siehe Telefonanrufe.
- Ausgehende Anrufe und SMS über die Geschäftsnummer: Teammitglieder rufen Kunden über Finn an und schreiben ihnen dort. Der Kunde sieht die Geschäftsnummer, keine private Mobilnummer. Lies, warum das wichtig ist.
- Ein Gesprächsverlauf pro Kunde: Anrufe, SMS und die übrige Kundenhistorie stehen gemeinsam im Team-Posteingang, damit die nächste Person sieht, was besprochen wurde.
- Eine US-Nummer für Anrufe und SMS: Hole dir bei Chargezen eine gebührenfreie oder lokale US-Nummer, suche unter Telefonnummern nach verfügbaren Nummern anhand der Vorwahl oder bringe deine vorhandene Nummer mit. Chargezen reicht die für SMS erforderliche Registrierung beim Netzbetreiber ein. Siehe Geschäftsnummer.
Damit klar ist, was Chargezen nicht ist: Es verkauft keine VoIP-Leitungen, Tischtelefone oder PBX. Es bietet weder Durchwahlen noch Telefonmenüs, Rufgruppen, Rufumleitung, gleichzeitiges Klingeln oder Routing nach Geschäftszeiten und stellt ausschließlich US-Nummern (+1) bereit. Wenn du diese Funktionen brauchst, kaufe eine dafür ausgelegte Telefonanlage. Chargezen beantwortet die Anrufe und SMS deiner Geschäftsnummer, und dein Team arbeitet in denselben Gesprächen weiter.
Concierge Starter kostet US$20 im Monat mit 20.000 Credits. Pro kostet US$199 im Monat mit 199.000 Credits oder US$1.990 im Jahr. Telefon- und SMS-Gebühren werden nach Nutzung berechnet, ohne Gebühren pro Nutzer. Siehe Preise.
Verwandte Begriffe: VoIP, Anrufübergabe mit Rücksprache und gemeinsamer Posteingang. Weitere Leitfäden: So funktioniert VoIP, Hosted PBX erklärt und Warum du Kunden nicht mehr vom privaten Telefon schreiben solltest.
Häufige Fragen
Ist ein Softphone kostenlos?
Die App ist meist als Teil deines Telefondienstes kostenlos. Der Dienst selbst kostet Geld, und eigenständige SIP-Apps berechnen für geschäftliche Nutzung oft Gebühren.
Kann ich ein Softphone ohne Telefonnummer verwenden?
Du kannst andere Nutzer desselben Systems anrufen. Um gewöhnliche Telefone anzurufen und von ihnen angerufen zu werden, brauchst du jedoch eine Nummer von einem Anbieter.
Sind Softphones sicher?
Sie können sicher sein. Verwende TLS und SRTP, falls angeboten, ein starkes Passwort und Zwei-Faktor-Anmeldung für das Anbieterkonto.
Kann ich dieselbe Nummer auf einem Softphone und einem Tischtelefon nutzen?
Ja, bei den meisten Anbietern. Beide klingeln gleichzeitig, und du nimmst auf dem näheren Gerät ab.
Ist ein Softphone dasselbe wie eine VoIP-App?
Weitgehend. „Softphone“ ist die ältere technische Bezeichnung für Software, die in einem VoIP-Dienst als Telefon dient. Die Smartphone- oder Desktop-App eines Anbieters ist ein Softphone mit integrierten Extras wie SMS, Kontakten und Voicemail.
