Eine PBX (Private Branch Exchange) ist die Telefonanlage innerhalb eines Unternehmens. Sie gibt allen eine Durchwahl, leitet Anrufe zwischen Arbeitsplätzen weiter, spielt das Menü „Drücken Sie 1 für Vertrieb“ ab und schickt Anrufe an die Voicemail. Jahrzehntelang war sie ein Gerät im Technikschrank. Heute mieten die meisten Unternehmen stattdessen eine Anlage, die im Rechenzentrum eines Anbieters läuft: eine Hosted PBX, auch als Cloud-PBX oder virtuelle PBX verkauft.
Dieser Leitfaden erklärt, was eine PBX leistet, wie sich gehostete, virtuelle und vor Ort betriebene Systeme unterscheiden, welche Funktionen wichtig sind, was sie kosten und wie du wechselst. „Hosted PBX“ und „virtuelle PBX“ behandeln wir gemeinsam, weil Anbieter die Begriffe für überlappende Produkte verwenden. Die Unterschiede erklären wir unten.
Was eine PBX leistet
- Durchwahlen: Kurze interne Nummern (101, 102), damit Mitarbeitende einander anrufen und Anrufer eine Person direkt erreichen können.
- Automatische Vermittlung (Telefonmenü): „Drücken Sie 1 für Vertrieb, 2 für Support.“ Unser Leitfaden IVR und KI-Telefonagenten im Vergleich erklärt, wann Menüs helfen.
- Rufgruppen und Warteschleifen: Ein Team gleichzeitig oder nacheinander klingeln lassen; Anrufer mit Musik und Positionsansagen in der Warteschlange halten.
- Vermitteln, Halten und Parken: Einen Anrufer mit oder ohne vorherige Vorstellung an ein Teammitglied übergeben oder einen Anruf parken, damit ihn jemand anderes übernehmen kann.
- Voicemail: Ein Postfach pro Person und gemeinsame Postfächer für Teams, oft mit Versand per E-Mail oder Transkription.
- Geschäftszeiten und Routing-Regeln: Unterschiedliche Behandlung tagsüber, außerhalb der Geschäftszeiten und an Feiertagen.
- Externe Leitungen: Die Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz über SIP-Trunks oder Telefonleitungen.
Vor Ort, gehostet und virtuell: die Unterschiede
| PBX vor Ort | Hosted PBX (Cloud) | Virtuelle PBX (schlank) | |
|---|---|---|---|
| Wo sie läuft | Hardware in deinem Gebäude | Rechenzentren des Anbieters | Rechenzentren des Anbieters |
| Was klingelt | Tischtelefone in deinem Netzwerk | Tischtelefone, Computer- und Smartphone-Apps | Hauptsächlich vorhandene Mobil- und Haustelefone |
| Wer sie wartet | Du oder ein Fachhändler | Der Anbieter | Der Anbieter |
| Wie du bezahlst | Kauf zu Beginn plus Wartung und Trunks | Pro Nutzer und Monat | Monatlicher Festpreis oder pro Nutzer |
| Typische Käufer | Große Standorte mit eigener IT | Büros mit Menschen am Schreibtisch | Einzelunternehmer und kleine mobile Teams |
In der Praxis bezeichnet „Hosted PBX“ meist eine vollständige Cloud-Telefonanlage mit Tischtelefonen und Durchwahlen, etwa RingCentral, Zoom Phone, Ooma Office oder Dialpad. „Virtuelle PBX“ meint häufiger einen schlankeren Dienst mit Hauptnummer, Durchwahlen und Menü, der Anrufe anschließend an vorhandene Telefone weiterleitet. Grasshopper ist ein bekanntes Beispiel (siehe unseren Grasshopper-Vergleich).
Warum Unternehmen zu einer Hosted PBX wechseln
- Keine Hardware ersetzen, wenn der Support für das System endet.
- Mitarbeitende können ihre Durchwahl von zu Hause oder über eine Smartphone-App annehmen.
- Nutzer hinzufügen oder Menüs ändern geht über eine Webseite.
- Updates und Sicherheitskorrekturen sind Aufgabe des Anbieters.
- Mehrere Büros teilen ein System, ohne eigene Anlagen miteinander zu verbinden.
Die Abwägung: Du bist von deiner Internetverbindung und der Verfügbarkeit des Anbieters abhängig, und die Gesamtkosten bei Abrechnung pro Nutzer steigen mit der Mitarbeiterzahl.
Was sie kostet
Hosted-PBX-Tarife werden pro Nutzer und Monat berechnet. Veröffentlichte Beispiele bei jährlicher Abrechnung: Zoom Phone ab US$16, Dialpad Connect ab US$15 und Ooma Office ab US$19,95 pro Nutzer (Zoom-Phone-Preise, Dialpad-Preise und Ooma-Office-Tarife, geprüft am 19. Oktober 2026) sowie RingCentral RingEX ab US$20 pro Nutzer für 1–5 Nutzer (unser RingCentral-Vergleich, geprüft am 18. Oktober 2026). Telefonmenüs, Warteschleifen und Analysen sind oft höheren Tarifstufen vorbehalten oder Zusatzoptionen. Unsere Leitfäden zu VoIP-Kosten und Kosten einer geschäftlichen Telefonanlage nennen die zusätzlich einzurechnenden Gebühren.
So wählst du eine Hosted PBX
- Plane zuerst deine Anrufwege: Wer soll was annehmen, während und außerhalb der Geschäftszeiten?
- Prüfe, welche Tarifstufe die benötigten Menüs, Warteschleifen, Aufzeichnungen und Integrationen enthält.
- Frage, wie der US-Notruf 911 für remote arbeitende Nutzer funktioniert und wie sie ihre Adresse aktualisieren.
- Teste die Apps auf den Smartphones, die dein Team tatsächlich verwendet.
- Frage nach Verfügbarkeitszusagen und danach, wie Ausfälle gemeldet werden.
- Frage nach der Rufnummernmitnahme und bestätige, dass du die Nummern später wieder mitnehmen kannst.
- Hole ein aufgeschlüsseltes Angebot einschließlich Steuern und Gebühren an deiner Anschrift ein.
Wechsel von einer PBX vor Ort: Checkliste
- Erfasse jede Nummer, Durchwahl, jedes Menü, jede Rufgruppe und jedes Voicemail-Postfach.
- Liste Geräte an deinen Telefonleitungen auf, die keine Telefone sind: Fax, Alarmanlage, Aufzug, Türsprechanlage, Kartenterminals.
- Teste dein Internet zu Stoßzeiten; plane eine Ersatzverbindung, wenn Anrufe entscheidend sind.
- Baue Menüs und Gruppen im neuen System auf, bevor du etwas portierst.
- Portiere Nummern mit einer exakten Kopie deiner aktuellen Rechnung; lass den bisherigen Dienst aktiv, bis die Portierung abgeschlossen ist.
- Schule das Personal zu Vermittlung und Voicemail in der neuen App.
- Rufe nach der Umstellung von außen an und teste jeden Weg, auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Unser Leitfaden zur Rufnummernmitnahme erklärt den Nummernwechsel im Detail.
Beispiel: ein Büro mit 10 Personen und Hosted PBX
Ein kleiner Großhändler hat einen Empfang, vier Personen im Vertrieb, drei im Support und zwei im Lager. Eine typische Hosted-PBX-Konfiguration sieht so aus:
- Die Hauptnummer spielt ein kurzes Menü ab: 1 für Vertrieb, 2 für eine bereits aufgegebene Bestellung, 0 für den Empfang.
- Der Vertrieb ist eine Rufgruppe: Alle vier Telefone klingeln gleichzeitig, und wer zuerst abhebt, übernimmt.
- Der Support ist eine Warteschlange: Anrufer hören Musik und ihre Position. Nach fünf Minuten können sie eine Voicemail hinterlassen, die per E-Mail ans Team geht.
- Das Lager hat ein Tischtelefon mit Durchwahl, damit der Empfang den Anruf eines Fahrers dorthin vermitteln kann.
- Nach 17 Uhr wechselt das Menü zu einer Ansage mit den Geschäftszeiten und einer Voicemail.
- Alle haben die App auf ihrem Smartphone, damit der Vertrieb unterwegs abheben kann.
Das ist die Stärke einer PBX: Sie verteilt Anrufe auf Menschen, die bereit sind, sie anzunehmen. Der Schwachpunkt ist in jeder Konfiguration derselbe: Wenn alle beschäftigt sind oder das Büro geschlossen ist, landet der Anrufer in einer Warteschlange oder auf der Voicemail.
Funktionen, für die sich das Bezahlen lohnt, und verzichtbare Extras
| Meist sinnvoll | Oft ungenutzt |
|---|---|
| Apps für alle Nutzer, damit Anrufe die Menschen erreichen | Durchsagen und Gegensprechanlage, sofern du kein Lager oder keine Produktionshalle hast |
| Anrufaufzeichnung mit Hinweis | Statusanzeigen auf großen Bildschirmen, sofern du nicht den ganzen Tag eine Warteschlange betreibst |
| Ein einfaches Menü mit zwei oder drei Optionen | Verschachtelte Menüs mit mehreren Ebenen |
| Voicemail-Transkription per E-Mail | Ein Tischtelefon auf jedem Schreibtisch |
| Integration mit deinem CRM oder Helpdesk | Faxleitungen, sofern kein Kunde oder Lieferant sie noch benötigt |
Wenn du Anrufe aufzeichnest, prüfe zuerst die Einwilligungsregeln. Unser Leitfaden zur Einwilligung bei Anrufaufzeichnungen behandelt sie.
Wie Chargezen hilft
Chargezen ist keine PBX. Es bietet keine Durchwahlen, Telefonmenüs oder Rufgruppen. Es löst ein anderes Problem: Die Anrufe und SMS deiner Geschäftsnummer werden beantwortet, und bei Bedarf kommt ein Mensch dazu.
- Eine US-Nummer für Anrufe und SMS: Hole dir bei Chargezen eine gebührenfreie oder lokale US-Nummer, suche unter Telefonnummern nach verfügbaren Nummern anhand der Vorwahl oder bringe deine vorhandene Nummer mit. Chargezen reicht die für SMS erforderliche Registrierung beim Netzbetreiber ein. Siehe Geschäftsnummer.
- Concierge beantwortet jeden Anruf und jede SMS: Tag und Nacht, mit deiner selbst verfassten Begrüßung und Antworten aus den von dir bereitgestellten Informationen. Wiederkehrende Anrufer erkennt Concierge an ihrer Nummer. Siehe KI-Empfang und Telefonkanal.
- Teammitglieder kommen über Finn oder den Browser dazu: Wenn ein Kunde einen Menschen braucht, benachrichtigt Concierge dein Team in der Finn-App und im Browser und sendet E-Mails oder SMS an die ausgewählten Teammitglieder. Höre mit ausgeschaltetem Mikrofon mit, tippe auf Dem Anruf beitreten, und Concierge sagt dem Anrufer, dass du da bist. In der Finn-App auf iPhone oder Mac kannst du den Anruf mit einer Notiz an ein Teammitglied übergeben. Siehe Telefonanrufe.
- Ein Gesprächsverlauf pro Kunde: Anrufe, SMS und die übrige Kundenhistorie stehen gemeinsam im Team-Posteingang, damit die nächste Person sieht, was besprochen wurde.
Damit klar ist, was Chargezen nicht ist: Es verkauft keine VoIP-Leitungen, Tischtelefone oder PBX. Es bietet weder Durchwahlen noch Telefonmenüs, Rufgruppen, Rufumleitung, gleichzeitiges Klingeln oder Routing nach Geschäftszeiten und stellt ausschließlich US-Nummern (+1) bereit. Wenn du diese Funktionen brauchst, kaufe eine dafür ausgelegte Telefonanlage. Chargezen beantwortet die Anrufe und SMS deiner Geschäftsnummer, und dein Team arbeitet in denselben Gesprächen weiter.
Wann eine Hosted PBX besser passt: Wenn Menschen den ganzen Tag am Schreibtisch Anrufe annehmen und du diese über Menüs, Gruppen und Zeitpläne zwischen ihnen verteilen möchtest, kaufe eine Hosted PBX. Chargezen passt zu Teams, die jeden Anruf sofort beantwortet haben möchten und deren eigene Mitarbeitende bei den Anrufen dazukommen, die sie benötigen.
Concierge Starter kostet US$20 im Monat mit 20.000 Credits. Pro kostet US$199 im Monat mit 199.000 Credits oder US$1.990 im Jahr. Telefon- und SMS-Gebühren werden nach Nutzung berechnet, ohne Gebühren pro Nutzer. Siehe Preise.
Verwandte Begriffe: IVR, Anrufübergabe mit Rücksprache und VoIP. Weitere Leitfäden: Was ist VoIP?, Was ist ein Softphone? und Eine Geschäftsnummer gemeinsam im Team nutzen.
Häufige Fragen
Ist eine Hosted PBX dasselbe wie VoIP?
Eine Hosted PBX ist eine Telefonanlage, die VoIP verwendet. VoIP beschreibt, wie die Anrufe übertragen werden; die PBX liefert die Funktionen darüber, etwa Durchwahlen, Menüs und Gruppen.
Was ist eine PABX?
Eine ältere Bezeichnung für eine PBX mit automatischer Vermittlung. Heute bedeuten beide Begriffe dasselbe.
Brauche ich Tischtelefone für eine Hosted PBX?
Nein. Die meisten gehosteten Systeme funktionieren über Computer- und Smartphone-Apps. Tischtelefone sind optional.
Kann ich meine alten Tischtelefone behalten?
Manchmal. Viele Anbieter unterstützen gängige SIP-Tischtelefone. Ältere digitale Telefone, die an eine bestimmte PBX-Marke gebunden sind, funktionieren meist nicht. Bitte den Anbieter um seine Liste unterstützter Geräte.
