Software für Sanitärbetriebe: die Tools, die Installateure nutzen, sortiert nach Aufgabe

Ein Sanitärbetrieb lebt vom Telefon. Ein Leck unter der Bodenplatte, ein Warmwasserbereiter, der Wasser in einen ausgebauten Keller pumpt, eine Abwasserleitung, die am Sonntag zurückstaut: Diese Anrufe warten nicht auf die Geschäftszeiten, und der Kunde ruft meist den nächsten Installateur auf der Liste an, wenn niemand rangeht. Hinter diesen Anrufen steht alles andere: den richtigen Techniker mit den richtigen Teilen losschicken, jeden Auftrag gleich bepreisen, bezahlt werden, bevor das Fahrzeug aus der Einfahrt fährt, und die Bücher für die Steuer in Ordnung halten.

Keine einzelne App macht das alles gut, also landen die meisten Sanitärbetriebe bei einer kleinen Kombination. Dieser Ratgeber sortiert die gängigen Tools nach ihrer Aufgabe, mit dem, was jedes tut, und seinem veröffentlichten Preis, geprüft auf der Website des jeweiligen Anbieters. Er erstellt keine Rangliste. Dein Anrufvolumen, die Größe deines Teams und deine Mischung aus Service, Sanierung und Neubau entscheiden, welche passen.

Die kurze Antwort

• Die Aufträge steuern: Eine Außendienst-App (Jobber, Housecall Pro, ServiceTitan, FieldEdge, Service Fusion) für Terminplanung, Einsatzplanung, Kostenvoranschläge, Rechnungen und Zahlungen.
• Preise festlegen: Ein Preisbuch mit Festpreisen, entweder das in deiner Außendienst-App oder ein eigenes wie Profit Rhino. Betriebe für Gewerbe und Neubau ergänzen ein Tool für Mengenermittlung und Kalkulation.
• Arbeit dokumentieren: Eine Foto-App wie CompanyCam für Vorher-nachher-Bilder oder die Fotofunktionen deiner Außendienst-App.
• Buchhaltung führen: QuickBooks Online oder Xero, synchronisiert mit der Außendienst-App.
• Ans Telefon gehen: Ein Telefon- und SMS-System fürs Geschäft, das jeden Anruf annimmt, auch das geplatzte Rohr um 2 Uhr nachts.

Was Software für Sanitärbetriebe leisten muss

Das Sanitärhandwerk hat Eigenheiten, die allgemeine Software für kleine Betriebe übersieht. Bevor du Tools vergleichst, schreib auf, mit welchen davon du wirklich zu tun hast:

• Notrufe zu jeder Stunde: Geplatzte Rohre, kein Wasser, Rückstau im Abwasser und leckende Warmwasserbereiter. Du musst wissen, welche Anrufe echte Notfälle sind, was du nach Feierabend berechnest und wer Bereitschaft hat.
• Festpreise: Viele Betriebe für Privatkunden bepreisen nach Aufgabe (Wachsring tauschen, einen 50-Gallonen-Warmwasserbereiter austauschen) statt nach Zeit und Material. Dafür braucht es ein Preisbuch, das Techniker auf dem Tablet zeigen können.
• Teile im Fahrzeug: Fittings, Ventile, Kartuschen und Warmwasserbereiter. Ein fehlendes Teil heißt eine zweite Fahrt.
• Wiederkehrende Arbeit: Jährliche Prüfung der Rückflussverhinderer für Gewerbekunden, Spülungen von Warmwasserbereitern und Wartungspläne für Abflüsse.
• Nachweise: Kameraaufnahmen einer Abwasserleitung, Fotos einer korrodierten Zuleitung und unterschriebene Freigaben, bevor du eine Wand öffnest.
• Lizenzen und Genehmigungen: Regeln für Sanitärlizenzen und Genehmigungen legen Bundesstaaten und Städte fest. Software verfolgt das nicht für dich, außer du richtest es ein; bewahr Lizenznummern und Genehmigungsunterlagen dort auf, wo das Büro sie findet.

Außendienst-Apps

Sie steuern den Tag: Buchung, Terminplanung und Einsatzplanung, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Zahlungen und Kundendaten. Die meisten Sanitärbetriebe wählen eine und bauen darauf auf.

Eine Frage speziell für Sanitärbetriebe, die du jedem Anbieter stellen solltest: Kann ein Techniker vor Ort ein Festpreisangebot mit den Optionen gut, besser, am besten erstellen, eine Unterschrift einholen und eine Anzahlung nehmen, bevor er anfängt? Dieser eine Ablauf entscheidet über den Großteil deines durchschnittlichen Auftragswerts.

Preisbücher und Kalkulation

Servicebetriebe fangen oft mit dem Preisbuch in ihrer Außendienst-App an und ergänzen erst dann ein eigenes, wenn es mühsam wird, Hunderte Aufgaben von Hand zu bepreisen. Betriebe, die sich um Neubau- oder Gewerbeaufträge bewerben, brauchen Software für die Mengenermittlung; ein reiner Servicebetrieb meist nicht.

Buchhaltung

Prüf die Synchronisierung, bevor du dich festlegst. Laut ihren Preisseiten bietet Jobber die Synchronisierung mit QuickBooks Online ab dem Plan Connect und Housecall Pro ab Essentials. Frag, wie die Synchronisierung mit Anzahlungen, Teilzahlungen und Auftragskalkulation umgeht, denn genau dort laufen die Bücher auseinander.

Telefon und SMS

Hier verlieren Sanitärbetriebe am meisten Arbeit und merken es am wenigsten. Der Techniker, der sonst rangehen würde, liegt mit nassen Händen unter einem Waschbecken. Das Büro schließt um fünf, und Rohre platzen nachts. Und Hausbesitzer mit Wasser auf dem Boden rufen die nächste Nummer auf der Liste an.

Du hast drei grobe Möglichkeiten, und sie lassen sich kombinieren:

• Telefonfunktionen in deiner Außendienst-App: Der Receptionist von Jobber beantwortet Anrufe und SMS, bucht Besuche und nimmt Anfragen auf (Jobber). Housecall Pro verkauft CSR AI, das Anrufe und Chats beantwortet und Aufträge bucht, und ein Zusatzpaket Voice (Housecall Pro). ServiceTitan verkauft Phones Pro, eine Telefonanlage, die Anrufe mit Aufträgen verknüpft (ServiceTitan). Wenn du eine KI willst, die direkt in deinen Terminplan bucht, fang hier an.
• Eine eigenständige Telefon-App fürs Geschäft: Zum Beispiel Quo (früher OpenPhone): US$15 bis US$47 pro Nutzer und Monat, je nach Plan und Zahlweise, und sein KI-Agent Sona enthält 10 kostenlose Anrufe, danach kostenpflichtige Stufen von US$25 bis US$199 pro Monat (Preise von Quo, geprüft am 18. Oktober 2026). Siehe unseren Vergleich Concierge vs. Quo.
• Eine Ebene für KI und SMS neben deiner App: Eine Geschäftsnummer für Anrufe und SMS, eine KI, die jeden Anruf annimmt und die Details aufnimmt, und ein gemeinsamer Posteingang fürs Team. Hier passt Chargezen; mehr dazu unten.

Was du auch wählst, richte ein Skript für die Zeit nach Feierabend ein. Leg fest, was als Notfall zählt (akutes Leck, kein Wasser, Rückstau im Abwasser), was du dafür berechnest und was der Anrufer sofort tun soll, etwa den Hauptabsperrhahn finden. Riecht ein Anrufer Gas, lautet die Antwort immer: das Haus verlassen und von draußen den Gasversorger oder 911 anrufen. Schreib das auf, damit ein Mensch oder eine KI es jedes Mal sagt.

Beispielhafte Kombinationen nach Betriebsgröße

Das sind übliche Muster, keine Empfehlungen. Richte die Kombination nach deiner Arbeit aus, nicht nach dem größten Betrieb der Stadt.

Eine Checkliste für die Wahl

• Kann ein Techniker vor Ort ein Festpreisangebot mit Optionen erstellen und eine Unterschrift einholen?
• Kommt sie mit Serviceplänen und wiederkehrender Arbeit wie Prüfungen der Rückflussverhinderer zurecht?
• Können Techniker Fotos und Videos an Auftrag und Rechnung hängen?
• Wie synchronisiert sie mit deiner Buchhaltungs-App, auch bei Anzahlungen und Teilzahlungen?
• Was passiert mit einem Anruf um 2 Uhr nachts an einem Feiertag? Wer oder was geht ran, und was hört der Anrufer?
• Sieht das Büro jeden Anruf und jede SMS mit einem Kunden an einem Ort?
• Was kostet sie bei deiner heutigen Teamgröße und bei doppelter Größe?
• Kannst du deine aktuelle Telefonnummer behalten, wenn du wechselst?

So hilft Chargezen

Chargezen ist keine Außendienst-App und versucht nicht, eine zu sein. Es bucht keine Aufträge, plant keine Einsätze und schickt keine Teams los, erstellt keine Kostenvoranschläge und verschickt keine Rechnungen, und es lässt sich heute nicht direkt mit Jobber, Housecall Pro, ServiceTitan, FieldEdge, QuickBooks oder Xero verbinden. Behalte die App, mit der du deine Aufträge steuerst. Chargezen ist die Ebene für Telefon, SMS und KI daneben: der Teil, der dafür sorgt, dass jeder Kunde deines Sanitärbetriebs, der anruft oder schreibt, eine Antwort bekommt.

• Ein KI-Telefonassistent auf deiner Geschäftsnummer: Concierge nimmt Anrufe Tag und Nacht mit der Begrüßung an, die du schreibst, beantwortet häufige Fragen anhand dessen, was du ihm beibringst, und nimmt die Auftragsdetails für dein Team auf. Braucht ein Anrufer einen Menschen, benachrichtigt er dein Team in der Finn-App und schickt den Teammitgliedern deiner Wahl eine E-Mail oder SMS. Siehe KI-Telefonassistent und den Telefonkanal.
• Ein Notfallskript, das keinen Schritt auslässt: Bring Concierge deine Regeln für die Zeit nach Feierabend bei: was als Notfall zählt, deine Gebühr nach Feierabend und die Sicherheitssätze zu Absperrhahn und Gasgeruch. Er sagt sie bei jedem Anruf.
• Fotos per SMS: Kunden können ein Foto vom Leck oder vom Typenschild des Warmwasserbereiters an deine Nummer schicken, und es erscheint mit dem Rest im Verlauf, damit der Techniker es sieht, bevor er losfährt.
• Ein Teammitglied kann sich in jeden Anruf einschalten: Hör im Browser oder in der Finn-App mit, tippe auf „Join the call“, und Concierge sagt dem Anrufer, dass du da bist. In der Finn-App kannst du den Anruf an ein anderes Teammitglied weiterleiten.
• Anrufe und SMS in einem Team-Posteingang: Jeder Anruf, jede Mailbox-Nachricht und jede SMS landet im Verlauf des Kunden, also sieht jeder, der übernimmt, die ganze Vorgeschichte. Siehe den Team-Posteingang.
• Verpasste Anrufe und Mailbox-Nachrichten auf deinem Handy: Die Finn-App zeigt verpasste Anrufe und Mailbox-Nachrichten mit Transkripten. Aus einer Benachrichtigung über einen verpassten Anruf kann ein Teammitglied mit einem Tipp zurückrufen oder eine SMS schicken.
• Aufzeichnung nach deinen Regeln: Anrufer hören zuerst deinen Hinweis zur Aufzeichnung, und du bestimmst, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Siehe Anrufaufzeichnung.
• Die Nummer, die Kunden schon haben: Hol dir eine neue lokale oder gebührenfreie US-Nummer oder bring die Nummer mit, die auf deinen Fahrzeugen und Baustellenschildern steht. Siehe Geschäftsnummer.

Was Chargezen am Telefon nicht tut: kein Telefonmenü, kein Klingeln einer Gruppe von Telefonen und keine Weiterleitung von Anrufen auf private Handynummern. Concierge nimmt an, und Teammitglieder schalten sich ein oder übernehmen von ihm. Deine Außendienst-App bleibt der Ort, an dem Aufträge gebucht, bepreist und abgerechnet werden, also überträgt ein Teammitglied die Auftragsdetails aus dem Gespräch dorthin.

Concierge Starter kostet US$20 pro Monat mit 20.000 Credits. Pro kostet US$199 pro Monat mit 199.000 Credits oder US$1.990 pro Jahr. Anrufe und SMS werden nach Verbrauch abgerechnet. Siehe Preise.

Willst du unbeantwortete Anrufe beziffern? Probier den Rechner für die Kosten verpasster Anrufe mit deinen eigenen Zahlen. Verwandte Begriffe: KI-Anrufservice, Sprach-KI-Agent und Übergabe an Menschen. Verwandte Ratgeber: Software für HVAC-Betriebe, was du gegen verpasste Kundenanrufe tun kannst und Beispiele für SMS nach Feierabend. Software für andere Gewerke: Dach, Elektro, Reinigung, Schädlingsbekämpfung, Rasenpflege und Maler. Sieh dir an, wie Concierge für Sanitärbetriebe ans Telefon geht, oder Concierge für das Handwerk.

Häufige Fragen

Welche Software nutzen Installateure?

Die meisten Sanitärbetriebe nutzen eine Außendienst-App für Terminplanung, Einsatzplanung, Kostenvoranschläge und Rechnungen, eine Buchhaltungs-App wie QuickBooks Online oder Xero und eine Telefonanlage. Größere Betriebe ergänzen ein eigenes Preisbuch mit Festpreisen, eine Foto-App und für Ausschreibungen Software für Mengenermittlung und Kalkulation.

Welche Software für Sanitärbetriebe ist am günstigsten?

Von den veröffentlichten Preisen, die wir am 18. Oktober 2026 geprüft haben, beginnt der Core-Plan von Jobber am niedrigsten, mit US$29 pro Monat bei jährlicher Zahlung für einen Nutzer. Mehrere Tools, darunter ServiceTitan, FieldEdge und Profit Rhino, gibt es nur auf Anfrage, du musst also fragen. Das günstigste Tool ist nicht immer die günstigste Kombination: Rechne mit, was du für Zusatzpakete wie Telefon, KI-Anrufannahme und zusätzliche Nutzer zahlst.

Brauche ich eine eigene Telefonanlage, wenn meine Außendienst-App eine hat?

Nicht immer. Wenn das Telefon oder der KI-Telefonassistent deiner App deine Anrufe abdeckt, halte es einfach. Betriebe ergänzen eine eigene Ebene für Telefon und SMS, wenn sie eine Nummer und einen Verlauf für Anrufe und SMS im ganzen Team wollen, Anrufaufzeichnung nach eigenen Regeln oder eine KI, die mehr kann als buchen.

Ersetzt Chargezen Jobber, Housecall Pro oder ServiceTitan?

Nein. Chargezen bucht keine Termine, plant keine Einsätze, erstellt keine Kostenvoranschläge und schreibt keine Rechnungen, und es lässt sich heute nicht direkt mit diesen Apps verbinden. Es beantwortet Anrufe und SMS, nimmt die Auftragsdetails auf und legt sie deinem Team vor, das den Auftrag in die Außendienst-App einträgt.