Software für Reinigungsfirmen: die Tools, die Reinigungsfirmen nutzen, sortiert nach Aufgabe

Eine Reinigungsfirma lebt von wiederkehrenden Besuchen. Dasselbe Haus jeden zweiten Dienstag, dasselbe Büro fünf Abende die Woche, derselbe Schlüsselcode, dieselbe Notiz zum Hund. Software lohnt sich, wenn sie sich all das merkt, deine Reinigungskräfte richtig bezahlt und die Rechnung verschickt, ohne dass du den Sonntagabend am Küchentisch verbringst.

Dieser Ratgeber sortiert die gängigen Tools nach ihrer Aufgabe, mit dem, was jedes tut, und seinem veröffentlichten Preis, geprüft auf der Website des jeweiligen Anbieters. Er erstellt keine Rangliste. Ob du Häuser oder Gebäude reinigst, wie viele Reinigungskräfte du hast und wie Kunden buchen, entscheidet, welche passen.

Die kurze Antwort

• Die Besuche organisieren: Eine Außendienst-App (Jobber, Housecall Pro, Service Autopilot) oder eine App für Haushaltsreinigung (ZenMaid) für wiederkehrende Termine, Buchung, Rechnungen und Zahlungen.
• Gewerbekunden betreuen: Software für Gebäudereinigung wie Swept für Schichten über mehrere Gebäude, Zeiterfassung und Kontrollen.
• Buchhaltung führen: QuickBooks Online oder Xero, synchronisiert mit der Planungs-App.
• Telefon und SMS beantworten: Eine Geschäftsnummer für Anrufe und SMS, damit Kunden nicht mehr direkt deinen Reinigungskräften schreiben.

Was Software für Reinigungsfirmen leisten muss

• Zwei verschiedene Geschäfte: Haushaltsreinigung bedeutet viele kleine Aufträge, bepreist nach Schlafzimmern, Bädern und Zusatzleistungen, online gebucht. Gebäudereinigung bedeutet weniger Kunden, lange Verträge und Nachtschichten an vielen Standorten, wo der Nachweis der Arbeit wichtiger ist als die Buchung.
• Wiederkehrende Termine: Wöchentliche, zweiwöchentliche und monatliche Besuche, am besten mit derselben Reinigungskraft im selben Haus.
• Notizen, die die Reinigungskraft vor Ort sieht: Zugangscodes, Alarmanlagen, Haustiere, Räume, die ausgelassen werden, Mittel, gegen die der Kunde allergisch ist.
• Lohn und Stunden: Zeiterfassung, Bezahlung pro Auftrag oder pro Stunde und ein Export für die Lohnabrechnung oder eine eingebaute Lohnabrechnung.
• Einmalige große Aufträge: Auszugs-, Bau- und Grundreinigungen, bei denen ein schnelles Angebot anhand von Fläche und Fotos den Auftrag gewinnt.
• Hinterlegte Karte: Wer nach jedem Besuch automatisch abbucht, muss keinem Geld hinterherlaufen.

Außendienst-Apps

Allgemeine Außendienst-Apps decken viele Gewerke rund ums Haus ab, auch die Reinigung. Sie bilden das Zentrum des Betriebs: Kunden, Terminplan, Angebote, Rechnungen und Zahlungen.

Software speziell für Reinigung

Wer beide Arten von Arbeit macht, nutzt oft je ein Tool pro Seite, statt Verträge für nächtliche Gebäudereinigung in eine App zu zwängen, die für einzelne Hausbesuche gebaut ist.

Buchhaltung

Prüf die Synchronisierung, bevor du dich festlegst: Laut ihren Preisseiten bietet Jobber die Synchronisierung mit QuickBooks Online ab Connect und Housecall Pro ab Essentials. Führ Material, Fahrtkilometer und Löhne in sauberen Kategorien, damit du deine echte Marge pro Haus siehst.

Telefon und SMS

Reinigungskunden schreiben SMS. Sie schreiben, um einen Termin zu verschieben, um zu sagen, dass sich der Torcode geändert hat, um zu fragen, ob diese Woche der Kühlschrank dazukommen kann, und um ein Foto einer übersehenen Stelle zu schicken. Landen diese SMS auf dem privaten Handy einer Reinigungskraft, geht der Verlauf mit ihr, wenn sie geht. Du hast drei grobe Möglichkeiten, und sie lassen sich kombinieren:

• Telefonfunktionen in deiner Außendienst-App: Der AI Receptionist von Jobber beantwortet Anrufe und SMS und kann den Besuch im Gespräch anhand deiner Einstellungen für Online-Buchungen buchen; die Preisseite von Jobber führt ihn im Plan Plus und als Zusatzpaket für US$29/Monat (Jobber). CSR AI von Housecall Pro beantwortet Anrufe und bucht Aufträge, und Housecall Pro verkauft ein separates Zusatzpaket Voice; keiner der beiden Preise steht auf der Preisseite (Housecall Pro). Wenn du eine KI willst, die direkt in deinen Terminplan bucht, fang hier an.
• Eine eigenständige Telefon-App fürs Geschäft: Zum Beispiel Quo (früher OpenPhone): US$15 bis US$47 pro Nutzer und Monat, je nach Plan und Zahlweise, mit Telefonmenüs in den Plänen Business und Scale. Sein KI-Agent Sona enthält in jedem Plan 10 Anrufe, danach kostenpflichtige Stufen von US$25 bis US$199 pro Monat (Preise von Quo, geprüft am 18. Oktober 2026). Siehe unseren Vergleich Concierge vs. Quo.
• Eine Ebene für KI und SMS neben deiner App: Eine Geschäftsnummer für Anrufe und SMS, eine KI, die jeden Anruf und jede SMS beantwortet und die Details aufnimmt, und ein gemeinsamer Posteingang fürs Team. Hier passt Chargezen; mehr dazu unten.

Egal, was rangeht: Schreib ein kurzes Skript für die Anrufe, die nicht warten können: eine Reinigungskraft, die nicht gekommen ist, ein Kunde, der ausgesperrt ist oder sich um einen Schlüssel sorgt, die Meldung, dass etwas kaputt ist oder fehlt, und eine Auszugsreinigung für heute. Die gehen noch am selben Tag an den Inhaber oder die Büroleitung. Schreib auf, wozu derjenige, der rangeht, nie ohne dich zusagen darf, etwa zu Schimmel, biologischen Gefahrstoffen oder Baureinigungen mit Preis am Telefon.

Beispielhafte Kombinationen nach Firmengröße

Das sind übliche Muster, keine Empfehlungen.

Eine Checkliste für die Wahl

• Kommt sie mit zweiwöchentlichen Besuchen zurecht und schickt immer dieselbe Reinigungskraft ins selbe Haus?
• Sehen Reinigungskräfte Zugangscodes und Notizen auf dem Handy, und nur für ihre eigenen Aufträge?
• Können Kunden online buchen, mit deinen Preisen nach Schlafzimmern, Bädern und Zusatzleistungen?
• Wie regelt sie die Bezahlung: pro Auftrag, pro Stunde, Lohnabrechnung?
• Für Gewerbearbeit: Kontrollen mit Fotos und Zeiterfassung, die an das Gebäude gebunden ist?
• Wie synchronisiert sie mit deiner Buchhaltungs-App?
• Wer beantwortet am Sonntag um 19 Uhr den Anruf oder die SMS eines Kunden?
• Was kostet sie bei deiner heutigen Teamgröße und bei doppelter Größe?

So hilft Chargezen

Chargezen ist keine Außendienst-App und versucht nicht, eine zu sein. Es bucht keine Aufträge, plant keine Teams ein, schreibt keine Kostenvoranschläge und verschickt keine Rechnungen, und es lässt sich heute mit keiner der Außendienst- oder Buchhaltungs-Apps in diesem Ratgeber direkt verbinden. Behalte die App, mit der du deine Aufträge steuerst. Chargezen ist die Ebene für Telefon, SMS und KI daneben: Concierge, das Team digitaler Mitarbeiter von Chargezen, sorgt dafür, dass jeder Anruf und jede SMS eine Antwort bekommt und bei deinem Team landet.

• Ein KI-Telefonassistent auf deiner Geschäftsnummer: Concierge nimmt Anrufe Tag und Nacht mit der Begrüßung an, die du schreibst, beantwortet häufige Fragen anhand dessen, was du ihm beibringst, und nimmt die Auftragsdetails für dein Team auf. Braucht ein Anrufer einen Menschen, benachrichtigt er dein Team in der Finn-App und schickt den Teammitgliedern deiner Wahl eine E-Mail oder SMS. Siehe KI-Telefonassistent und den Telefonkanal.
• Jede SMS wird beantwortet: Der Agent deiner Wahl beantwortet jede SMS an deine Nummer, zu jeder Stunde, und tritt zurück, wenn ein Teammitglied übernimmt. Siehe den SMS-Autoresponder.
• Deine Preise und Regeln, jedes Mal: Bring Concierge dein Einsatzgebiet, deine Preisspannen, den Umfang einer Grundreinigung und deine Stornoregeln bei. Er antwortet anhand dieser Fakten. Siehe freigegebene Antworten.
• Fotos per SMS: Schickt ein Kunde ein Foto von einem Fleck, einem verschmutzten Backofen oder einer Wohnung zum Auszug, erscheint es mit dem Rest im Verlauf, und Concierge sieht es, wenn er antwortet.
• Ein Teammitglied kann sich in jeden Anruf einschalten: Hör im Browser oder in der Finn-App mit, tippe auf „Join the call“, und Concierge sagt dem Anrufer, dass du da bist.
• Anrufe und SMS in einem Team-Posteingang: Jeder Anruf und jede SMS landet im Verlauf des Kunden, also sieht jeder, der übernimmt, die ganze Vorgeschichte und nicht das private Handy eines Teammitglieds. Siehe den Team-Posteingang.
• Aufzeichnung nach deinen Regeln: Anrufer hören zuerst deinen Hinweis zur Aufzeichnung, und du bestimmst, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Siehe Anrufaufzeichnung.
• Die Nummer, die Kunden schon haben: Hol dir eine neue lokale oder gebührenfreie US-Nummer oder bring die Nummer mit, die auf deinen Fahrzeugen und Baustellenschildern steht. Siehe Geschäftsnummer.

Was Chargezen am Telefon nicht tut: kein Telefonmenü, kein Klingeln einer Gruppe von Telefonen und keine Weiterleitung von Anrufen auf private Handynummern. Concierge nimmt an, und Teammitglieder schalten sich ein oder übernehmen von ihm. Deine Außendienst-App bleibt der Ort, an dem Aufträge gebucht, bepreist und abgerechnet werden, also trägt ein Teammitglied den Auftrag aus dem Gespräch dort ein. Wenn dein Außendienst-Plan schon einen KI-Telefonassistenten enthält, nutze nur eine Ebene, die Anrufe annimmt, nicht zwei.

Concierge Starter kostet US$20 pro Monat mit 20.000 Credits. Pro kostet US$199 pro Monat mit 199.000 Credits oder US$1.990 pro Jahr. Anrufe und SMS werden nach Verbrauch abgerechnet. Siehe Preise.

Willst du unbeantwortete Anrufe beziffern? Probier den Rechner für die Kosten verpasster Anrufe mit deinen eigenen Zahlen. Verwandte Begriffe: KI-Telefonassistent, MMS und 10DLC. Verwandte Ratgeber: Schreib Kunden nicht mehr vom privaten Handy, Software für Schädlingsbekämpfer und Software für Rasenpflegebetriebe. Software für andere Gewerke: Sanitär, HVAC, Dach, Elektro und Maler. Sieh dir an, wie Concierge für Reinigungsfirmen ans Telefon geht, oder Concierge für das Handwerk.

Häufige Fragen

Welche Software nutzen Reinigungsfirmen?

Die meisten nutzen eine Planungs-App (eine allgemeine Außendienst-App oder eine App für Haushaltsreinigung wie ZenMaid), QuickBooks Online oder Xero und eine geschäftliche Telefonnummer. Gebäudereinigungen nutzen oft Software, die für Schichten und Kontrollen gebaut ist, etwa Swept.

Welche Software für Reinigungsfirmen ist am günstigsten?

Von den veröffentlichten Preisen, die wir am 18. Oktober 2026 geprüft haben, beginnt der Starter-Plan von ZenMaid am niedrigsten, mit US$19 pro Monat für bis zu 40 Termine im Monat, SMS werden zusätzlich berechnet. Rechne beim Vergleich Zusatzpakete wie SMS, KI-Anrufannahme und zusätzliche Nutzer mit ein.

Brauche ich Software, um eine Reinigungsfirma zu gründen?

Nicht am ersten Tag. Ein Kalender, eine Tabelle und eine geschäftliche Telefonnummer bringen dich durch deine ersten Kunden. Hol dir eine Planungs-App, wenn du mehr regelmäßige Häuser hast, als du im Kopf behalten kannst, oder deinen ersten Angestellten.

Ersetzt Chargezen Jobber, Housecall Pro oder ZenMaid?

Nein. Chargezen bucht keine Termine, plant keine Einsätze, erstellt keine Angebote und schreibt keine Rechnungen, und es lässt sich heute nicht direkt mit diesen Apps verbinden. Es beantwortet Anrufe und SMS, nimmt die Details auf und legt sie deinem Team vor, das den Besuch in der Planungs-App einträgt.